Identifier le mode de management en usage et positionner son travail d'assistant(e)

Chapitre 1 : identifier le mode de management en usage et positionner son travail d’assistant(e)

Introduction : l’assistant manager est une personne clé dans l’entreprise, ses qualités personnelles / professionnelles dépendent de l’efficacité du manager. L’assistant manager bénéficie selon son expérience d’un degré d’autonomie reconnu par l’entreprise, ce qui lui permet de prendre des initiations afin de réagir rapidement aux situations d’urgences, d’imprévus et de conflits éventuels.

La profession se distingue par des missions et des réalités très différentes sur le terrain, ce qui implique un large éventail de compétences de savoir-faire et de savoir-être pour prétendre à ce statut.

L’introduction massive de la technique et de la communication dans l’entreprise a engendré des gains de productivité par des gains de temps et donc une décharge d’actions par les assistants. Leurs supérieurs pouvant effectuer eux-mêmes leurs opérations. L’assistant manager peut, de ce fait, se consacrer à des actions plus pointues et donc plus son rôle d’organisation en est renforcé. 

1. Définition du poste de travail.

1. Rôles et responsabilités.

Une des fonctions essentielles de l’assistant manager est d’organiser son travail et celui de ses collaborateurs. Il doit être en collaboration avec ses supérieurs hiérarchiques, participer à la répartition des tâches pour utiliser au mieux les différentes ressources internes de l’organisation (ressources humaines, matérielles et financières) en fonction des missions à réaliser et des responsabilités que chacun est capable de prendre.

On peut rencontrer deux types de responsabilités dans le travail d’un assistant :

• Responsabilité(s) individuelle(s) : dans sa mission, l’assistant est responsable du résultat obtenu ou non obtenu et des erreurs faites dans la réalisation de son travail. Il doit utiliser au mieux les ressources d’informations internes formelles et informelles (aides des collègues) ;
• Responsabilités collectives dans le cadre d’un projet réalisé en groupe / équipe ; l’assistant et les collaborateurs sont collectivement responsables de l’atteinte de / des objectif(s) demandé(s) : c’est l’interdépendance entre leurs tâches.

1. Définition du poste de travail.

Une fois la répartition des rôles et responsabilités réalisés il faut définir les postes de chacun avec les outils à utiliser. Il existe plusieurs documents types permettant de visualiser les tâches confiées, les outils et équipements à maîtriser par l’assistant pour exécuter son travail.

Voici quelques supports :

• Fiche d’analyse du style de management dont l’objectif est d’identifier la manger et son style de management,
• Fiche de poste qui est un document interne et externe. Elle est généralement utilisée lorsque l’on cherche un salarié vacant : en interne elle est diffusée via intranet par le DRH ou le manager ; si le poste n’est pas pourvu, une annonce externe sera diffusée par le biais des moteurs de recherches, journaux spécialisés, Pôle Emploi, APEC. Apparaissent dans une fiche de poste : intitulé du poste, situation du poste (quel service), finalité du poste (collaboration avec qui) ; contexte du poste (quel positionnement / environnement dans lequel se positionne l’entreprise), les missions, les activités inhérentes au poste, compétences requises.

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