Fiche de répères pour une organisation

Repérer les caractéristiques des organisations

Le mot français « organisation » signifie à la fois « action d’organiser » et « ensemble organisé ». Une organisation, c’est un ensemble de moyens matériels et humains, adaptés à une fin, un projet, chacune avec des caractéristiques propres.

Repérer les caractéristiques d’une organisation, c’est identifier :

• le secteur d’activité : éducatif, sanitaire, social, médico-social…

• le statut juridique :

• PERSONNE MORALE

• de droit public : établissement public, ayant la personnalité juridique, donc autonome, mais placé sous le contrôle de l’Etat ou d’une collectivité territoriale (ex : hôpital…)
• de droit privé (établissement à but non lucratif : association, mutuelle, fondation… ou à but lucratif…, comme une clinique par exemple)

• SERVICE NON PERSONNALISE D’UNE INSTITUTION

• de droit public : service dépendant d’une personne morale de droit public (par exemple, le service PMI dépendant d’un Conseil Général
• de droit privé à but non lucratif : service dépendant d’une association^[1], ou d’une mutuelle (par exemple un ESAT^[2] géré par une association…)
• de droit privé à but lucratif : service géré par une société (Générale de santé…)

• les missions :

Exemples : la prévention, la lutte contre l’exclusion….

• les activités :

Ensemble des activités qui permettront de remplir les missions : information, accompagnement social, hébergement, rééducation…

• les caractéristiques des usagers :

Age, situation sociale, familiale, professionnelle…

• le mode d’administration

• l’instance de décision : par exemple, le conseil d’administration d’une association
• les instances consultatives (par exemple la commission médicale d’établissement d’un centre hospitalier),
• l’instance exécutive (l’équipe de direction)
• l’instance de contrôle (par exemple : les ministères, la DRJSCS ou l’ARS : Agence Régionale de Santé…)

• le mode de financement

• tarification à l’activité, budget global, prix de journée, subvention…
• les sources de financement : partenaires financiers, coûts pour l’usager…

• les différents personnels et postes de travail. Effectifs, qualification, liaisons hiérarchiques et fonctionnelles. L’organigramme permet de représenter graphiquement une organisation, ou une partie d’une organisation, les divers éléments qui la composent et les relations entre eux (liaisons hiérarchiques ou fonctionnelles).

• Les partenaires^[3] institutionnels : une organisation sanitaire ou sociale a besoin d’institutions partenaires et cette relation fait l’objet d’une convention. Les partenaires peuvent financer, prêter des locaux, donner un agrément ou une habilitation, apporter une aide technique, logistique, collaborer, contrôler, mettre un personnel à disposition, être membre du conseil d’administration…

• Les modes de fonctionnement propres (mode de prise en charge d’une demande d’un usager…)

• Les indicateurs d’activité : ce sont des variables significatives de l’activité produite

• les indicateurs descriptifs rendent compte de l’importance d’une organisation (capacité d’accueil, effectifs du personnel…)
• les indicateurs de fonctionnement rendent compte du fonctionnement d’un service (ex : nombres d’usagers accueillis…)
• les indicateurs économiques, telles les sources de financement, les dépenses d’équipement, les dépenses de fonctionnement…
• d’autres indicateurs rendent compte de l’impact (taux de participation et satisfaction des usagers…), de l’efficacité (résultats obtenus…), de la qualité (condition d’obtention des résultats) ou de l’organisation (délais de traitement d’une demande…) d’un dispositif ou d’une action.

• Les moyens de communication, internes (supports, circuit d’information), externes.

• Les projets : projet d’établissement ou de service, projet d’amélioration de la qualité, projet d’organisation, projet d’action…

L’approche d’une organisation sociale doit se faire à partir de plusieurs sources :

• la consultation d’un site internet de l’institution
• la visite de l’établissement et/ou des services
• la lecture de documents

• officiels : textes juridiques et réglementaires (loi, décret, circulaire), cahier des charges,
• internes à l’établissement : règlement intérieur, projet d’établissement, projet de service, cahier des charges, appel d’offres, bilan social, rapport d’activité, rapport de certification, conventions collective…
• de communication interne
• de communication externe : livret d’accueil, charte de la personne accueillie, règlement intérieur, contrat de séjour, projet d’accueil personnalisé, projet individuel de prise en charge…

• les entretiens avec les professionnels, (responsables, personnel), des partenaires…
• le recueil d’informations auprès d’usagers (entretien, questionnaire d’enquête…)

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