Fiche de GRCF Impayé

Fiche descriptive

Nom et prénom du candidat : 

N° de candidat : 

Intitulé de la situation de gestion : 

☐ Réalisée

☐ Observée

Fiche de situation de gestion n°: 1

Cadre de la réalisation

Raison sociale : MAGIC FORM

Secteur d'activité : Activités des centres de culture physique

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :

Dates de réalisation : 15/05/2017 – 16/05/2017

Durée de la réalisation : Sur 2 jours

Contexte de réalisation :

Cadre général : Grâce à un logiciel qui se nomme direct débit nous sommes au courant quand un client est en impayé. Lors de son passage au club, Sa carte qui donne accès au club ne fonctionnera pas donc son accès sera refusé.

Contexte relationnel (acteurs qui interviennent dans l’activité) : Commercial

Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) : Contrat d’engagement à respecter

Ressources : Logiciel direct/débit, tableau de relance SMS Excel

Objectifs : Amener à faire payer les clients, faire respecter le contrat d’engagement

Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :

Bureautique, téléphone, logiciel Direct/Débit et Excel

Activité

Description de l’activité (tâches, méthodologie) :

Il existe deux types d'impayés :

• Débit insuffisant
• Opposition sur compte

Dans les deux cas, nous les relançons une première fois par SMS via un tableau que nous avons réalisé sur Excel donc il regroupe tous les numéros des clients en impayés. Nous avions aussi des clients dont leurs numéros sont pas correctes ou qui ne sont pas renseigné, nous recherchons alors leurs mails pour pouvoir les relancer à l'aide du logiciel RESAMANIA qui est un outil qui permet de gérer les plannings dernier, les activités et la disponibilité des coach de la salle via une interface qui propose plusieurs options. Gestion des listes d'attente, inscription, type de forfait, abonnement requis etc.

Elle permet aussi de gérer le contrôle d'accès au club. Il y a aussi un module de caisse qui permet d'enregistrer toutes les ventes dans les abonnements ou les carnets de séance, mais aussi la caisse du bar qui encaisse les impayés et les ventes effectuées. Puis une interface permet d'analyser les statistiques financières. Sur l'évolution des abonnements et sur la base client par civilité, âge, fréquentation et lieu de résidence. Là base client de Resamania permet aussi de gérer les suivis de chaque personne de son premier contact jusqu'à la fin de son abonnement. (Ordinateur avec accès Internet plus logiciel Resamania)

Puis cinq jours après, une relance téléphonique est réalisé dans le cas où le client n'a pas payé car son débit est insuffisant nous les indiquons que nous pouvons pouvons s’arranger mais que nous avons tout de même une durée limitée. Pour le cas où le client a fait opposition sur son compte, nous sommes un peu plus sévères. En général, un client qui fait opposition sur son compte est un client qui souhaite résilier son abonnement sans suivre la procédure exacte dont pour laquelle il s'est engagé.

Dans notre appel, nous lui rappelons sont engagement ainsi que ces clauses donc il a signé. C'est-à-dire :

• La possibilité de résilier à partir de 12 mois et non avant
• Pour résilier au courrier en lettre recommandée
• Puis payer les deux mois de préavis

Productions réalisées en entreprise * :

Tableau de relance SMS sur Excel, mail de relance

Productions réalisées sur PGI * dans le centre de formation ou l'établissement :

* Préciser le nom du PGI.

Problèmes rencontrés :

Certains clients refusent de prendre compte de leur engagement et des 2 mois de préavis.

Solutions apportées : Faire comprendre au client que c’est un contrat dont il doit respecter, car il à signé

Bilan

Apports pour la PME :

Gain de temps, aucune perte de somme

Bilan personnel :

C’est une tache dont j’ai beaucoup de facilité et que je maitrise, je n’ai pas rencontrée pas vraiment d’obstacle.