Fiche de Communication

Fiche descriptive (épreuve ponctuelle et deuxième situation du CCF)

Nom et prénom du candidat : AUBERT Valentine

N° de matricule :

Intitulé de la situation de communication : Installer les conditions d’un climat de travail favorable. 

□ Vécue

□ Observée

Fiche de situation de communication n° : 2 

Identification

Raison sociale : SEVERINI PIERRES & LOISIRS

Secteur d'activité : Promoteur immobilier

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :                 □ Accueil en face à face

□ Communication orale interpersonnelle                □ Accueil au téléphone

□ Communication orale de groupe                         □ Accueil oral via les médias d'information

Contexte de la situation

• Cadre général : Severini Pierres & Loisirs est un promoteur immobilier se situant à Mérignac (33). Je suis stagiaire Assistante de gestion dans les services Gestions des acquéreurs et développement.

Le planning des congés est géré par Intranet. La gestion des droits d’accès permet, à chaque collaborateur, d’inscrire ses vœux de congés au moyen d’un formulaire de saisie. Chaque collaborateur n’a pas accès aux vœux de leur collègues. Pour les congés d’été́, chacun doit formuler deux vœux, par ordre de préférence et ce dès le mois de février. Les responsables de service ont des droits d’accès qui leur permettent de gérer les congés de l’ensemble des salariés de leur service. Ils constituent donc, en fin de mois, toujours sur Intranet, le planning définitif à partir des vœux saisis. Ils ont accès à l’ensemble de ces plannings informatises. Chaque collaborateur est informé alors, via Intranet, des plages de congés retenues pour lui. Le collaborateur le plus ancien est prioritaire en cas de demandes portant sur les mêmes périodes.

• Composantes de la communication :

• Acteurs :

Les acteurs sont :

• Mme LECOMTE, Directrice adjointe du service Développement Commercial.
• M. LAMON, Assistant dans le service Gestion des Acquéreurs.
• Mme MINI, Assistante dans le service Développement Commercial.
• Mme LEFEVRE, Assistante dans le service Développement Commercial.

• Relation entre les acteurs : Alexandra et Cécilia sont des collègues du même niveau hiérarchique. Leur relation symétrique est professionnelle et donc non hiérarchique. Elles s’entendent habituellement très bien : comme prévu dans leur fiche de fonction, lorsque l’une est absente, l’autre suit ses dossiers.
  Cependant, depuis peu, cette relation s’est détériorée car Alexandra n’a pas obtenu son premier vœu pour ses congés payés d’été́. Cécilia, sa collègue, a demandé́ la même plage de jours qu’elle et c’est elle qui a eu la priorité́. Alexandra se demande comment elle va faire, avec ses trois enfants. Elle a parlé́ à Cécilia, lui a expliqué́ son problème familial : pour Cécilia, il faut respecter la décision prise. Depuis, elle la fuit.

• Canal :

Communication orale, en face à face.

• Lieu :

Le bureau de Mme LECOMTE, Directrice adjointe du service Développement Commercial 

• Durée :

20 minutes.

• Enjeux : 

Mme MINI et Mme LEFEVRE :

Stratégie d’influence : Elles souhaitent prendre leurs congés d’été à la date qui leur convient... et qui est la même. Mme LEFEVRE tente de convaincre Mme MINI de le lui laisser prendre cette date.
Mme LECOMTE : 

Stratégie opérationnelle : Elle doit s’assurer de la continuité́ du fonctionnement du service.

• Forme de la communication :

Communication interne, de groupe.

• Techniques et outils de communication utilisés :

Aucun.

Stratégies de communication

Mme LEFEVRE est venue parler de son problème à un autre collègue, M. LAMON.

Mme LECOMTE a entendu le récit de Mme LEFEVRE alors qu’elle passait dans le couloir. Elle a fait entrer Mme LEFEVRE dans son propre bureau en y invitant également son collègue puis, par téléphone, elle a demandé́ à Mme MINI de venir sur le champ. La tension est demeurée vive pendant toute la conversation. M. LAMON, a tenté, en vain, d’aider les deux collaboratrices à s’exprimer mais Mme LECOMTE est intervenue tout de suite pour confirmer sa décision : lorsque deux salariés demandent la même période, une procédure donne la priorité́ au plus ancien. Elle a défendu son besoin d’agir en fonction de normes et critères clairs.

L'évaluation de la relation

M. LAMON a bien essayé de contribuer au bon fonctionnement de l’équipe et à sa cohésion. En effet, il a tenté́ une médiation entre ses deux collègues en conflit. Mais ce n’est pas à lui que revient la décision finale. Le directeur adjoint a tout de suite procèdé à un arbitrage, sans laisser les deux collègues s’exprimer.

Les conséquences de ce conflit risquent de porter atteinte à la cohésion du groupe puisqu’il va sans doute laisser des traces dans la relation et peut-être même dans l’ambiance de travail du département.