Comment bien gérer son temps de travail

1ère partie :

I) HIERARCHISER LES MISSIONS CONFIEES SELON LEUR URGENCE, LEUR IMPORTANCE

Les tâches à accomplir étant multiples, pour éviter d’être submerger et de ne pas répondre aux attentes les plus importante, on peut établir un classement des missions selon leurs critères d’urgence, d’importance et de priorité.

Ce classement est réalisé à partir d’un outil se nommant LA MATRICE D’EISENHOWER, s’il l’on respecte cet outil on obtient ci-dessous la hiérarchisation des tâches qui permettra de bien savoir prioriser notre travail.[pic 2][pic 3][pic 4][pic 5]

1. Les taches importantes et urgentes à faire

(Tâches à traiter en priorité, à faire soi-même)               [pic 6][pic 7]

1. Les taches importantes et non-urgentes à planifier

(Tâches à traiter rapidement : à planifier, à faire soi-même)[pic 8]

1. Les taches urgentes et non importante à déléguer[pic 9][pic 10]

(Tâches qui peuvent attendre et pouvant être déléguées)

1. Les taches non urgentes et non-importante à éliminer[pic 11]

(Tâches à laisser de côté ou pouvant être abandonnées)

II) UTILISER DES OUTILS D’AIDE A LA GESTION DE SON TEMPS DE TRAVAIL

De nombreux logiciels sont aujourd’hui disponible et à la portée de chacun, tous ont pour objectif d’aider dans l’organisation du travail et la gestion du temps afin d’optimiser le plus de temps possible et gagner en productivité. Quelques exemples d’application utile pour organiser son travail et gagner du temps :

DOODLE : Logiciel qui permet de planifier les réunions. C’est un mini calendrier partagé via un lien URL où chaque salarié de l’entreprise coche ses disponibilités.  Et à partir des réponses de chacun, il ne suffit plus qu’a choisir le créneau qui remporte le plus de suffrages.

TO DO LIST : logiciel permettant de planifier des tâches tout en tenant compte de leur priorité, de leur temps de réalisation et de leur fréquence. Les tâches peuvent être catégorisées. Il permet aussi d’obtenir des statistiques sur la réalisation des tâches.

E2TIMES : Logiciel de gestion du temps de travail, de gestion des congés et des présences, des projets, gestion de ticket restaurant, gestion de salles, véhicules et matériel et gestion de note de frais.

Et bien d’autres logiciels…

III) SE FIXER DES OBJECTIFS AFIN DE NE PAS S’EGARER DANS SON TRAVAIL

Avant de se lancer dans la réalisation de notre travail, il faut se fixer des objectifs.

Pour cela il faut éviter que l’objectif soit trop imprécis, il est préférable qu’il soit précis.

L’usage de SMART dont les initiales signifient spécifique, mesurable, accessible, réaliste, chronologiquement défini. Cette abréviation permet de savoir quel type d’objectif qui faut se fixer pour être sûre de l’atteindre. Pour cela l’objectif doit indiquer clairement ce que l’on souhaite obtenir, qu’il y est un indice chiffré permettant de nous guider, un objectif réalisable, que l’on est en capacité de réaliser, et un temps maximal de réalisation afin de l’accomplir.

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