BTAS AG - RH - L'embauche des salariés

Chapitre 1 – L’embauche des salariés

Pour administrer efficacement le personnel il est essentiel de se référer au code du travail, à la convention collective et/ou accords d’entreprise, et au contrat de travail du salarié.

1. L’embauche des salariés

L’embauche d’un nouveau salarié est soumise à un formalisme important. Toute entreprise est contrainte d’effectuer plusieurs démarches administratives.

1. Les formalité à l’égard de l’administration

1. Déclarer nominativement tout salarié avant son embauche

Cette déclaration est effectuée par le DUE (Déclaration Unique à l’Embauche). C’est une déclaration obligatoire qui est à effectuer auprès de l’URSSAF. Elle facilite les démarches administratives des employeurs. Cette démarche regroupe 7 obligations :
- DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche)
- Déclaration de première embauche dans un établissement
- La demande d’immatriculation  du salarié au régime général à la Sécurité Sociale
- Demande d’affiliation au régime de l’assurance chômage
- Demande d’adhésion à un service de médecine de travail
- Déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé en vue de la visite médicale obligatoire
- Inscrire le salarié dans le pré-établissement de la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales).

1. Modalités d’envoie de la DUE

La déclaration doit être adressé à l’URSSAF au plus tôt huit jours avant l’embauche, et au plus tard le dernier jour ouvrable précédent l’embauche par courrier ou par télécopie, et dans les instants qui précèdent l’embauche par Internet. Dès lors qu’il y a la DPAE, l’URSSAF est tenue d’adresser à l’employeur dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception, un accusé réception à remettre au salarié.

1. L’intérêt de la DUE

Pour le salarié : ouvrir tous ses droits sociaux et être couvert en cas d’accident du travail.
Pour l’entreprise : bénéficier de tous ses droits éventuels à exonérations. Eviter toutes sanctions pour dissimulation, d’emploi. Le délit pénal de travail dissimulé et passible de trois ans de prison et 45 000 € d’amende.

1. Mettre à jour le registre unique du personnel

L’employeur a l’obligation de tenir à jour un registre unique du personnel sur lequel doit figurer tous les salariés de l’établissement. Des informations obligatoires sont portées sur ce registre au moment de l’embauche et lors d’événement postérieur (nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, pour les étrangers le titre de travail, date d’entrée et date de départ). Ces informations doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date de départ du salarié. Ce registre doit être tenu à la disposition de l’inspection du travail, des agents de contrôle de la sécurité social et des représentants du personnel.

e) Effectuer une déclaration mensuelle de main d’oeuvre

Cette obligation ne concerne que les entreprises, de plus de 50 salariés, qui doivent déclarer leurs mouvements de personnel auprès de la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle. Cette formalité doit être effectuée dans les huit premiers jours du mois.

f) Informer l’inspection du travail

En cas de premier emploi pour l’employeur, il est obligatoire d’envoyer une déclaration de premier emploi de main d’œuvre auprès de l’inspection du travail pour lettre recommandé AR.

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