Rapport sur le système actuel de circulation de la documentation

TOURS, le 17 juin 2017

RAPPORT

Destinataire :

Mme JENKINS, responsable du service Recherche et développement.

Objet :

Rapport sur le système actuel de circulation de la documentation.

PJ :

-Circuit de la documentation

-Tableau de consultation de la documentation

-Tableau de suivi de la diffusion de la documentation

Enjeux stratégiques, informationnels et organisationnels : Acheminer en temps utile la bonne information à la bonne personne pour permettre à Papivert de gagner des parts de marchés.

Contraintes financières : l’amélioration du processus à un coût.

Madame JENKINS,

Pour être performant, les 15 ingénieurs ont besoin d’une nouvelle information sur les dernières innovations, les technologies, les avancées scientifique et technologique propre à leurs domaines de compétences.

Vous m’avez confié la mission d’analyser le système actuel de circulation de la documentation et de réfléchir à une organisation qui permette que l’information arrive à la bonne personne dans les délais imparti.

I) Diagnostic de la situation : constat

1. Représentation de la procédure actuelle

La documentation circule de manière rotative.

Les ingénieurs vont trouver l’information au sein du service recherche et développement dans les 30 produits scientifique sous format papier.

Le détenteur de la revue décide du temps de disposition et prend l’initiative de transmettre le document au maillon suivant, ce qui introduit un dysfonctionnement dans le circuit de l’information

B) Les faiblesses de cette procédure

Après analyse de notre système actuel de circulation de la documentation, on constate un problème organisationnel.

En effet, le processus de circulation rotative comporte des risques et des faiblesses pour l’entreprise. Tout d’abord, l’assistante ne se situe pas au cœur du processus, elle intervient seulement au moment de la diffusion et lors de la restitution ou de la consultation des magazines.

On constate un retard dans les retours et une perte de documents puisque l’assistante manque de visibilité.

Il est donc nécessaire et urgent de mettre en place des outils pour le suivi afin de résoudre ces dysfonctionnements.

II) Propositions de solutions

On souhaite améliorer le mode de diffusion et de circulation des revues scientifiques auprès de nos ingénieurs.

1-Solutions organisationnelles :

Il est nécessaire de mettre en place une nouvelle structure pour mieux s’organiser et une nouvelle circulation de la documentation pour un meilleur suivi. Une organisation en étoile permettrait une meilleure gestion. Dans ce système chaque maillon, reçoit et restitue le document auprès de l’assistante qui devient la seule gestionnaire de la liste de diffusion. En cas de retard, l’assistante pourra effectuer des relances concernant les différents ingénieurs. Cela permettra l’emprunt et la restitution des documents dans les délais impartis. Ce mode de diffusion présente peu d’inconvénients mais il alourdit la tâche de l’assistante qui doit surveiller les délais de restitution et établir des relances systématiques aux retardataires.

Si l’on conserve l’organisation rotative, la sécurité du système serait renforcée en indiquant à l’emprunteur une date limite de remise au maillon suivant. La durée de consultation moyenne serait calculée en fonction de la périodicité de la revue multipliée par le nombre d’exemplaires à disposition divisé par le nombre de lecteur de cette revue.

Je vous propose d’établir des modèles de documents qui vont permettre de gérer ce nouveau mode de diffusion :

Un tableau de suivi ainsi qu’une nouvelle fiche de circulation adaptée à la surveillance des délais de circulation.

2-Solutions communicationnelles :

Il est important de stocker les livres en version numérique afin que tout le monde puisse y avoir accès et consulter les revues sur l’intranet. L’intranet est considéré comme un portail d’accès à un ensemble de ressources de l’organisation favorisant la communication, la coopération et la coordination entre les salariés. Cette solution permettrait la mise en commun des connaissances des ingénieurs et une meilleure cohésion d’équipe.

Une réunion avec tous les ingénieurs paraît indispensable pour évoquer un possible abonnement électronique, vaincre les réticences des ingénieurs et modifier leurs habitudes de travail.

Il sera nécessaire d’élaborer des procédures et modes opératoires qui seront mises en réseau afin qu’elles soient à la portée de tout le service Recherche et Développement. Les ingénieurs pourront également être informés via une note de service de l’application de la nouvelle procédure.

3-Solution financière

Il convient d’évaluer le coût et la rentabilité de la nouvelle organisation en étoile.

Pour conclure, nous pouvons affirmer que notre système actuel de circulation de la documentation comporte des faiblesses pour l’entreprise et qu’elle peut également dégrader le climat social.

Il convient donc de traiter le problème au plus vite. Nous pourrions dans un premier temps mettre en place une organisation en étoile pour permettre une meilleure gestion de la documentation et dans un second temps mettre en place les autres solutions évoquées.

Je reste à votre disposition pour vous apporter des informations complémentaires et pour m’atteler à la mise en œuvre de ces solutions.

Respectueusement,

HERAULT Marion,

Assistante de manager