Rapport De Stage

Thème :

La Gestion des dossiers fournisseurs

Epreuve E2

Session 2013

Stage du 24 Juin au 26 juillet 2013

XENIHATE Noelyze 1BPC

Introduction :

Je m’appelle XENIHATE Noelyze, je suis en 1er Baccalauréat Professionnel Comptabilité. Durant ma période de stage qui date du 24 juin au 26 juillet 2013, je l’ai effectué au Service des Archives de Nouvelle- Calédonie (SANC) qui se situe à Nouville. Le SANC fait parti de la Direction de la Culture, de la Condition Féminine et de la Citoyenneté (DCCFC) qui est l’une des direction du Gouvernement de la Nouvelle-Calédonie. Ce service est chargé de :

• Collecter

• Conserver

• Classer et identifier

• Mettre à disposition

• Promouvoir

• Conseiller

J’avais choisi ce service car se sont des collègues de travail de mon père et je trouvais l’ambiance de travail très sérieux, agréable, dans de bonnes précision. Dans le SANC on trouvait qu’un seul sous service c’était celui ou j’étais dans La gestion administrative et des moyens dont Mme Véronique LOUIS-ROSE en était la responsable de celle-ci était aussi ma responsable en tant que tutrice.

Avec Mme Véronique j’ai effectué plusieurs tâches en alternance, de la comptabilité, du secrétariat et de la ressource humaine. Il y a quelque tâche que moi et Mme Véronique, nous n’avons pas effectué mais elle m’expliquer car elle me disait que sa sera très utile pour mes prochain stage. Mais pour moi il fallait que j’en parle dans mon thème. Parmi toutes les tâches que j’ai effectuées, j’ai choisi :

La gestion des dossiers fournisseurs et la participation aux achats

Dans mon plan, j’ai fais juste une grande partie qui résume tous mon thème. Nous allons trouver dans la Première Partie : La gestion des dossiers fournisseurs et la participation aux achats. Nous avons l’introduction, ensuite en :

1. La passation de commande

2. L’appel d’offre

3. Le suivi des commandes

4. Relance pour retard de livraison

5. La réception de marchandises en provenance du fournisseur

6 .Le contrôle des factures ou des relevés et le règlement au fournisseur

PARTIE 1 :

La gestion des dossiers fournisseurs et la participation aux achats

Comment procéder à la gestion des dossiers fournisseur ?

Comment participer aux achats ?

Introduction :

Dans la Gestion administrative et des moyens, moi et Mme Véronique LOUIS-ROSE ont été chargé des approvisionnements du service et du suivi des opérations jusqu’au règlement au fournisseur. Dans ce sous service de la SANC, Mme Véronique été amené à rédiger de nombreux messages qui devait être écrits dans des termes juste et mesurés. Elle était aussi en contact téléphonique ou par courrier électronique avec les fournisseurs et les transporteurs.

1] La passation de commande.

1.1 ) La lettre de commande.

Quand il fallait passer des commandes, elles étaient plus souvent réalisées à l’aide d’un BON de COMMANDE ou d’un BULLETIN de COMMANDE. Elles pouvaient aussi prend la forme d’une lettre de commande. Le bon de commande pourra être émis en trois exemplaires. Le premier au fournisseur, le second conservé par nous tant que la commande n’est pas soldée, et le troisième est transmis à la réception pour identification de la commande à la livraison.

1.2 ) La confirmation de la commande.

Une fois que la commande a été adressée au fournisseur, on devait s’assurer que le fournisseur respecte la date de livraison, et la quantité commandée. Lorsque le fournisseur adresse une confirmation de commande ou un accusé de réception de commande, il faut absolument vérifier que les termes de la confirmation sont conformes à ceux de la commande, il faut porter une attention particulière au prix, aux quantités et aux délais de livraison. La confirmation de commande est envoyée au fournisseur lorsque la commande a été passée par téléphone ou par mail.

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