Aps Equip'auto bts cgo

Synthèse de l’APS n°1 : « Gestion des activités commerciales et comptables 

Dans le cadre de cette APS, nous avons dû travailler sur la société EQUIP’AUTO qui est spécialisée dans l’équipement et les accessoires automobiles depuis sa création en 1990. Elle fournit de nombreux points de vente (détaillants spécialisés, stations-services) et des particuliers dans la région normande. Son dirigeant est M. Ambreux. Il est assisté de quatre employés : deux représentants, un comptable (M. Diego) et de M. Pierre, responsable de la fonction commerciale et de l’approvisionnement.

Suite à la création d’un site web qui permet de commander en ligne, la société est en pleine expansion notamment grâce à des ventes en Espagne. Toutefois, à cause de cette expansion, la gestion de l’information dans l’entreprise a besoin d’être améliorée en raison de nombreux problèmes comme le traitement des pièces comptables, le suivi des stocks, la gestion des difficultés de trésorerie ou des erreurs liées au calcul de la TVA exigible pour permettre d’établir ensuite la déclaration de TVA.

Après la constatation de ces erreurs, M. Ambreux a décidé d’installer le Progiciel de Gestion Intégré CEGID. Cependant, sa mise en place n’est pas terminée. De plus, il souhaite suivre les performances de ses commerciaux et réaliser une analyse de leurs ventes. Également, afin de maîtriser ses coûts, il veut connaître le montant des charges incorporées pour le mois d’octobre. Dans le cadre du travail des commerciaux, la société verse actuellement des indemnités kilométriques aux représentants. Cependant, le dirigeant de l’entreprise si la location de véhicules de société qui seraient mis à disposition des commerciaux serait une meilleure solution et une solution moins coûteuse. Enfin, M. Ambreux souhaite que son personnel bénéficie d’une formation au P.G.I CEGID mais il hésite entre deux organismes de formation : le GRETA et CEGID.

Par conséquent, en tant que stagiaires, du mois d’octobre jusqu’au mois de novembre dans le cadre du BTS CGO, nous avons dû apporter des solutions et des réponses à ces différents problèmes et questions énoncés par M. Ambreux. Pour cela, nous avons dû paramétrer le module de gestion commerciale du Progiciel de Gestion Intégré, établir différents documents commerciaux, enregistrer des pièces comptables ainsi que calculer la TVA exigible. De plus, nous avons dû faire une analyse du chiffre d’affaires, rechercher la meilleure solution pour ce qui concerne les frais de transport des représentants, calculer les charges incorporées aux calculs des coûts et enfin, choisir un organisme de formation en fonction de son coût.  

Pour accomplir ces tâches, nous avons utilisé le traitement de texte Word ainsi que le tableur Excel, les modules comptabilité et gestion commerciale du Progiciel de Logiciel Intégré CEGID ainsi que le navigateur Internet, Internet Explorer, afin de faire des recherches sur le net durant une durée de 12 heures ce qui correspond à la durée de cette première APS. Le fichier de base utilisé sous CEGID est Elequipauto.bak.

Nous nous sommes réparties les tâches par groupe de 2 puisque Justine et Roselyne ont travaillé sur le PGI CEGID et se sont occupées de toutes les tâches liées à celui-ci tandis que Myriam et Benjamin ont travaillé sur les différents calculs de coûts via le tableur Excel.

Finalisation du PGI

Dans un premier temps, nous avons observé les paramètres de la société. En repérant les clients créés, nous avons remarqué que les clients la Belle Auto et Saljoar S.A n’étaient pas créés donc nous l’avons fait sur le module comptabilité et ensuite sur le module gestion commerciale en sachant que le client est intracommunautaire (exonéré de TVA). En repérant les fournisseurs, nous avons observé qu’aucun fournisseur n’était créé. Ensuite, nous avons vérifié les familles d’articles et nous avons créé un article de la famille AI (accessoires intérieurs) qui est le kit de sécurité en ajoutant le stock minimum et le stock maximum, le coefficient de marge, le prix d’achat et le prix de vente sur le module gestion commerciale.

Dans un deuxième temps, nous avons vérifié les stocks réels avec les stocks minimum et les stocks maximum tout en mettant à jour le stock du kit de sécurité. Sur le module comptabilité, nous avons vérifié les reprises comptables sur la balance.

Traitement des pièces comptables et des documents d’octobre

Dans un premier temps, nous avons vérifié les pièces comptables. Nous avons créé et généré les bons de commande en livraison puis en facture n°750 pour le client Dominique, crée les commandes du service achat pour les fournisseurs Martigrand et Renaud sur le module gestion commerciale et nous avons créé des bons de commande du service ventes pour les clients S.A Carrefour générée en bon de livraison et en facture n°751, pour le client la Belle Auto généré en facture n°752, pour les clients Euromaster générée en facture n°753 et pour le client Saljoar généré en facture n°754. De plus, nous avons fait un approvisionnement de stock nécessaire dans les articles pour le porte vélo, la remorque de 1000 kg et les gants en cuir. Ensuite, nous avons passé des commandes aux fournisseurs pour chacun des articles.

Dans un deuxièmes temps, nous avons créé un avoir au client Carrefours sur le stock n°54 et un devis au client la Belle Auto sur le module commercial. Ensuite, nous avons fait un suivi des règlements et une édition du grand livre auxiliaire en s’apercevant que les clients Saljoar devaient 11450.66€, la Belle Auto devait 11482.29€ et Dominique devait 4831.41€ car ils n’avaient pas réglés leurs factures. Par conséquent, nous avons dû réaliser sous le traitement de texte Word, des lettres de relance. Pour cela, nous nous sommes inspirés d’un modèle trouvé sur Internet et nous avons utilisé la fonction Publipostage de Word afin de rentrer des données telles que les coordonnées des clients ou leur solde débiteur pour permettre de faire des lettres de relance.

Déclaration de la TVA

Dans un premier temps, suite aux différents problèmes rencontrés par Monsieur Ambreux qui prenait systématiquement les commandes clients passées au cours du mois d’octobre, et additionnait les montants hors taxes et les reportait sur la déclaration. Nous avons fait une impression des comptes de la TVA collectée du 1er au 31 octobre 2013 et les comptes de ventes, tout en vérifiant le montant de la TVA collectée.  

Dans un deuxième temps, nous avons constaté que les ventes à l’étranger étaient calculées dans les ventes en France ce qui faussait le calcul de la TVA. Nous vous faisons part que nous avons dissocié les ventes à l’étranger par rapport aux ventes en France.

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