Améliorer le fonctionnement d'un service administratrif

Marceau De Ginestet
Sandy Carivenc        

        À l’attention de M. X
        Responsable de l’agence

Objet :        à Castres
Résultat négatifs de l’audit        le 18 février 2016
PJ :
Arbre des causes

RAPPORT

        Notre entreprise rencontre des difficultés au niveau du fonctionnement du back-office.  L’audit réalisé ces derniers temps a permis de déceler de nombreux dysfonctionnements dans les processus.
Vous m’avez donc chargé d’analyser les résultats négatifs de l’audit. Un arbre des causes sera joint à mon étude, qui vous permettra d’identifier les principaux problèmes.
Afin d’analyser les résultats, nous réaliserons tout d’abord un diagnostic opérationnel, puis nous proposerons des solutions pour résoudre ce problème.

1. Diagnostic opérationnel

1. Identification et caractérisation du problème

Notre agence rencontre un problème important. En effet, le dysfonctionnement au niveau du back-office entraîne une inefficacité des dix autres agences. Il y a de nombreux problèmes au niveau de la gestion et l’élaboration des bulletins de paie.

1. Les causes

Ces résultats qui sont négatifs sont dues à diverses causes :
- les délais ne sont pas respectés pour la production des bulletins de paie.
Ils sont dus à une surcharge de travail, à un manque de données, et une remise du document « relevé d’heures » trop tardive.
- les pièces manquantes dans les dossiers.
Elles sont causées par un manque de documents obligatoires ainsi qu’une rubrique qui est mal complétée.
- les erreurs sur les bulletins de paie.
Elles proviennent d’un manque de concentration lors de leur saisie, d’un manque d’informations et d’une réalisation trop rapide.
- les délais trop longs des retours des contrats qui sont liés à une remise des dossiers trop tardive.

1. Les conséquences

Ces problèmes peuvent entraîner un mécontentement des salariés qui ne sont pas payés dans les délais, et qui pourront donc se retourner vers d’autres agences, et donc entraîner une forte concurrence. Il faut donc régler ces problèmes rapidement, car ils engagent la pérennité de l’entreprise. De plus, l’inefficacité des agences peut ternir l’image de notre entreprise.

1. Les solutions

1. Recruter du personnel

La surcharge de travail étant importante, il conviendrait de recruter du personnel supplémentaire. Cela permettrait ainsi de diminuer la charge de travail par salarié, ce qui entraînerait une meilleure efficacité de notre entreprise.
Cependant, le recrutement à un coût et il n’est pas toujours assuré de trouver la bonne personne, avec les compétences requises. Le recrutement est donc un processus moyennement fiable.

1. Faire un tableau de répartition des tâches

Pour une meilleure organisation, il serait judicieux de mettre en place un tableau de répartition des tâches. Cela permettrait de mieux organiser le travail des salariés pour assurer l’efficacité de l’entreprise.
Cependant, cette mise en place s’avère être particulière car il faut identifier les différentes tâches que chaque salariés doit remplir. Bien évidemment ce travail prendra donc un certain nombre de temps (environ 1 semaine).

1. Former les salariés

Une formation peut aussi s’avérer être nécessaire pour éviter un trop fort taux d’erreurs sur les bulletins de paie.
Cela permettrait de valoriser l’image de l’entreprise.
Cependant, la formation nécessite un financement assez important.

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