Fiche E4 - instaurer une relation avec le manager

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2018

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n°: 1

Nom et prénom du candidat : PINERO Marie

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription : Anglais

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

X

Observée

Intitulé de la situation : Faire le point sur les flux entrants du pôle, lors de réunions mensuelles.

Type de situation : Rendre compte, informer, faire le point avec le manager

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom : CETIM

Adresse : 52, Avenue Félix Louat, 60300 Senlis 

Activité : Centre technique des industries           mécaniques

Département ou service : EPI (Equipement sous pression et Ingénierie d’Instrumentation) - Secrétariat

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

Le responsable du pôle EPI, Jean Petitot, opte pour un style de direction participatif. En effet, Monsieur Petitot organise de nombreuses réunions, afin de consulter ses collaborateurs avant de prendre une décision. La coopération est forte au sein du pôle et l’information circule verticalement.

Le manager du pôle, est assisté par Edwige Melin, Assistante Administrative. Madame Melin, s’implique énormément dans son rôle d’Assistante. En effet, les tâches qui lui sont confiées dépassent celles de l’assistanat classique. Cependant, elle prend toujours le temps de demander des explications complémentaires, de poser des questions, afin d’éviter d’éventuelles erreurs.

Avec moi, elle adopte un style de management délégatif.

Contexte organisationnel :

Je réalise mon alternance au sein de l’entreprise CETIM (Centre Technique des Industries Mécaniques). Je suis affectée au pôle EPI, (Équipements sous Pression et Ingénierie d’Instrumentation).

J’occupe le poste d’Assistante des Administrations des Ventes, où je travaille en étroite collaboration avec Madame Edwige Melin. Nous aidons quotidiennement les collaborateurs du pôle à réaliser les tâches administratives.

Au sein du pôle, il y a une bonne ambiance de travail et une bonne communication. En effet, nous avons régulièrement des réunions, sur différents sujets. Ces réunions permettent d’avoir une bonne connaissance de l’information, ce qui est primordiale.

De ce fait, une fois par mois, le responsable du pôle, Monsieur Petitot me reçois dans son bureau, afin de lui présenter des résultats (la durée du traitement des flux entrants). Cela permet au  responsable d’être informé sur la rapidité de traitement des demandes externes.

Contexte relationnel :

Composantes de la communication

Acteurs :

Jean PETITOT (Responsable du pôle EPI - Cetim)

Marie PINERO (Alternante – Assistante des administrations des ventes - Cetim)

Type de relation :

Professionnelle, courtoise et chaleureuse

Canal :

Communication orale, en face à face

Lieu :

Dans le bureau de Jean Petitot

Durée de la réunion :

Environ 10 minutes

Enjeux :

Informatif : Transmettre une information au responsable du pôle.

Relationnel : Respecter les règles de savoir-vivre, de politesse et de remerciement et créer une relation

Identitaire : Protéger son espace personnel

Forme de la communication :

Communication interpersonnelle, orale et formelle

Techniques et outils de communication utilisés :

Bloc-notes et impressions de fichier Excel