DOPS - Sujet entrainement F3

ENERGIE Services Haute-Vienne        

Julie MARTIN
Service de la direction générale

Assistante Junior        A :         Mme Sophie MARTIN
                Service de la direction générale

                Assistante

        LIMOGES,
        Le 26/02/2018

Rapport sur le dysfonctionnement des réunions

PJ – Annexes :
« Diagramme d’Ishikawa »
« Analyse statistique »

Actuellement, un certain nombre d’éléments d’étude en notre possession permettent de constater que l’organisation des réunions présente des dysfonctionnements.

Pour réduire les insatisfactions, il est donc nécessaire de dresser un état des lieux détaillé de la situation puis de proposer de manière objective des pistes de solutions à notre organisation interne.

1. Diagnostic de la situation actuelle

Grâce à un état des lieux détaillé, c’est-à-dire le diagnostic qui caractérisera le problème et mettra en avant ses causes et ses conséquences, nous pourrons proposer des solutions adaptées.

1. Identification du problème

De nombreuses réunions sont planifiées pour accompagner l’activité du comité de direction.
L’analyse statistique montre que 468 réunions ont été organisées sur l’année N, soit environ 39 réunions en moyenne par mois. Le temps consacré aux réunions atteint près de 1 170 heures sur l’année, doit presque 100 heures par mois.

L’utilité du nombre de réunions est remise en cause par certains membres du personnel puisque celles-ci engendrent des absences (12%), des retards et des tensions entre les collaborateurs, en particulier au niveau de l’encadrement et par les assistants chargés de la logistique.
La plupart du temps, c’est leur organisation complexe qui est critiquée.

1. Repérage et analyse des causes

D’après le Diagramme d’Ishikawa ci-joint, on peut voir que le problème d’organisation des réunions est causé par de nombreux facteurs classés par catégorie :

• Les aspects matériels :

• La nécessité d’organiser des réunions à l’extérieur du site par manque de places dans les salles :

• Perte de temps
• Problèmes de retard et d’absences
• Coût de la location annuelle (15 500 €)

• L’aspect organisationnel concernant principalement les assistants :

• La mauvaise localisation du planning (situé au service des RH) :

• Perte de temps dans les déplacements pour les réservations et pour consulter le planning
• Informations du planning incomplètes : il manque des renseignements sur les personnes qui ont réservé et leur motif
• Ajustements impossibles

• Des manques en termes de procédures :

• Une logistique est à améliorer (pour la prévision de la communication de l’ordre du jour aux participants, les équipements et les salles disponibles)
• Pas de traçabilité des réunions et pas d’actions mises en place
• L’animation des réunions n’est pas fluide et organisée (mauvaise gestion du temps et tensions)

• Une gestion humaine inadaptée :

• Des habitudes très présentes et non réglementées par des procédures
• La décision de mettre en place des réunions qui ne sont pas forcément productives

1. Les risques et enjeux

Dans toute organisation, il y a forcément des réunions. Elles sont donc nécessaires au bon fonctionnement de ENERGIE Services Haute-Vienne mais génèrent de nombreuses insatisfactions pour l’encadrement et les assistants.

On distingue plusieurs risques ou conséquences à ce problème :

• Un risque budgétaire :

En effet, les coûts sont très importants au niveau du personnel et au niveau de la location de salles

• Un risque temporel
• Un risque lié à la réputation de l’organisation :

En raison des réunions mal gérées, les participants aux réunions sont parfois mécontents, peuvent se plaindre du fonctionnement et diffuser ainsi une mauvaise image de l’organisation.

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