Gestion des évènements

Table des matières

Introduction.        2

Description du projet.        2

Phase de déclenchement        3

Étude de l’exploration de l’idée        3

Définition structurée de l’évènement        4

Phase de conception        4

Planification        5

Production        5

Tenue        9

Commentaires et critiques        9

Introduction.

Cet évènement existait depuis des années. Après une réunion, pendant laquelle Maimouna a été comme nouvelle présidente, il a été question de poursuivre ce que nos aînées faisaient tout en innovant. Alors on a fait un sondage en lieu et place et les femmes présentes étaient très consentante, la majorité s’y accordait. Tante Rose était la présidente sortante. L’idée venait de moi, Rosalie, Wendy, Anas, Carole, Fatim, Roselyne, Annie, Anita, etc. Sur un bout de papier on a commencé à récolter des informations sur les déroulements de l’évènement auparavant. On a comparé les budgets et on a essayé d’inclure les améliorations. C’était faisable mais il fallait des commandites et une petite augmentation du quota de contribution annuelle à l’organisation. Les femmes ont accepté ce nouveau montant et d’autres étaient disposées à aider s’il y avait un manque.  Depuis, nous avons commencé à planifier sérieusement et à trouver les moyens pour que l’évènement se perpétue de génération en génération. Cette activité était l’opportunité de divertissement et d’intégration des femmes issues de notre communauté. Elles s’y retrouvaient pour se sentir entourées et rencontrer leur semblable en matière culturelle.

Nous allons aborder la description du projet, ses principaux acteurs et un résumé des principaux points. Nous parlerons également des différentes phases qui seront le déclenchement, la conception, la production, la tenue, la clôture et une petite conclusion.

Description du projet.

Le projet détente et retrouvailles des femmes du Burkina se déroule le 08 mars 2016 en plein soleil. Le projet réunira plus de 100 personnes dont femmes, enfants et hommes au parc Angrignon à Montréal afin de se remémorer le 08 mars, le combat de la femme Burkinabé et l’aider à briser les barrières de l’isolement. Cette soirée a été marquée par une commandite très impliquée et motivante qui nous a dotée de forces et de 3000$ et plus. Cette activité a été dirigée par Maimouna Dembélé et Rosalie. Le coût de l’entrée pour les femmes participantes était gratuit car inclut dans la cotisation et 35$ pour les non membres. Grâce aux ventes de tickets nous avons amassé 700$ et plus car il y avait plus de 20 personnes. Nous avons pu réaliser cette activité grâce à la contribution sans limite de Tante Rose qui est la présidente ressortissante et aux comparaisons sur notre bout de papier. Nous avons innové en incluant une salle, avant le projet était extérieur et finissait là, nous avons inclut une salle en cas de pluie et pour permettre une piste de danse et une meilleure prise de photo. Nous l’avons décoré en bleu et blanc. Le projet a débuté avec l’aménagement des lieux, l’installation des chaises, des barbecues, des tables. Les gens ont commencé à venir et à partir de 10h et à commencer la cuisine, il y avait des brochettes à cuire, des cuisses de poulet ainsi que du poisson à braiser, du riz à réchauffer, toutes les femmes étaient bien occupées. À partir de 14h on a mangé, on a invité les commanditaires à 16h à se présenter, à prendre des photos avec les participants. Avant cela il y a eu le mot de la présidente. À partir de 18h la salle était ouverte et les adultes se sont déplacés là-dedans avec quelques enfants jusqu’à l’aube. On a dansé, mangé les restants et rit de gaieté. Le projet a répondu à son objectif.

Phase de déclenchement

Comme dit plutôt, la phase de déclenchement n’était pas de nous, on a juste amélioré un projet qui existait. Après une réunion et des élections, les nouvelles élues ont voulu relancé ce projet et le faire durer. On a consulté les présentes qui ont voté oui et qui étaient d’accord pour hausser les frais de cotisation.

Objectifs

L’objectif était de faire le maximum avec peu. Toucher les femmes de 16 et plus de la communauté Burkinabé, réussir à toucher 95% des femmes Burkinabé vivant à Montréal et leur offrir une journée inoubliable avec un budget de si peu que 6000$ et moins. Nous voulons que la soirée soit une réussite pour 92% des participantes. Soirée de retrouvailles de la communauté burkinabé le 8 mars 2016 afin de se remémorer la femme et sa participation sociale. Permettre aux femmes de danser aux pas de musique de notre pays. Leur donner la nostalgie du pays et de la vie à travers des mets variés. Leur faire danser jusqu’aux petites heures pour oublier leur souci. Offrir un cadre de rencontre et d’écoute entre elles. Amener ses femmes à sortir de leur nid familial en ce beau jour de libertés pour la femme. Rappeler aux femmes qu’elles viennent de loin. Arriver à amasser 5000$ et plus pour ses femmes était un second objectif.

Étude de l’exploration de l’idée

Quoi : Perdurer le projet de 8 mars malgré la nouvelle élection tout en innovant.

Quand : Le 08 mars comme d’habitude, maintenir l’ancienne date.

Qui : La nouvelle présidente et la ressortissante et quelques bénévoles.

Où : Au parc Angrignon comme d’habitude et dans une salle à louer.

SWOT : FFMO

Forces : expérience de la présidente sortante, compétences de la nouvelle en gestion d’évènements, contacts des membres disponibles, tout était prêt en avance, les billets accessibles et abordables…

Faiblesses : Il y a eu une difficulté à contacter tout le monde, le projet n’est pas encore connu de tous vue qu’il y a toujours de nouveaux arrivants.

Opportunité : Une place nous est réservée vue qu’on le fait souvent, notre association est connue, on a la protection de l’État, nos commanditaires voient le but de notre projet et sont fiers de participer, capacité de rencontrer des piliers importants comme les ambassadeurs ….

Menaces : forces majeures, du vent, la pluie, refus des commanditaires, un décès, la sécurité des participants étaient un défi majeur.

Définition structurée de l’évènement

Intrants : Les ressources ont été divisé en ressources humaines composées des bénévoles, responsables de l’organisation, des recherches de commanditaires, en ressources financières dont le trésorier qui s’occupe du budget, en ressources matérielles d’où le DJ et les installations etc.

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