La relation de collaboration entre l'assistant(e) et le manager

Chapitre 1 - Instaurer et entretenir la relation avec le manager 

La relation de collaboration entre l'assistant(e) et le manager

La relation est le lien qui unit deux ou plusieurs personnes. Elle implique une relative stabilité, doit s'inscrire dans la durée et suppose une fréquentation régulière. Afin que la relation de collaboration entre le manager et l'assistant(e) soit de qualité, respectueuse et si possible « harmonieuse », plusieurs conditions sont requises.

I - Se témoigner mutuellement du respect et de la considération

Le respect et la considération mutuels se manifestent quotidiennement.

Exemples : le fait pour un manager de saluer son assistant(e) quand il arrive le matin, de ne pas lui faire supporter sa mauvaise humeur… et réciproquement.

II - Tenir compte des règles sociales, des rites et des codes en usage dans l'entreprise

Un cadre de référence commun doit être trouvé grâce au respect de la culture propre à l'organisation : codes vestimentaires, rituels de salutations, etc. Celui-ci n'impose pas de renoncer à ses propres valeurs ou conceptions morales.

III - Définir les rôles respectifs et tenir compte des attentes

La définition des rôles respectifs est importante car elle permet de prévoir les comportements attendus de part et d'autre.

1 Les attentes réciproques liées au niveau de la responsabilité

Le manager s'attend à ce que l'assistant(e) soit disponible, capable de préparer des décisions, ait le sens des initiatives et soit efficace.

2 L'âge et le sexe

L'âge influence les relations entre le manager et l'assistant(e).

Un même comportement, chez un homme ou une femme, peut donner lieu à des interprétations différentes.

IV - Prendre le temps de se connaître et s'apprécier

Les rôles respectifs mettent du temps à s'établir. Les premiers indices à partir desquels chacun se fait une idée de l'autre (l'apparence physique, la tenue vestimentaire…) sont superficiels et peu fiables. Les rôles évoluent dans le temps : une meilleure connaissance de l'autre permet d'être plus à l'aise dans la relation.

Exemple : un manager déléguera de plus en plus de dossiers en responsabilité à l'assistant(e) dès lors qu'il aura apprécié son professionnalisme et ses compétences.

Chapitre 2 - Comprendre les enjeux et les stratégies de communication 

Les enjeux en situation de communication interpersonnelle

I - La notion d'enjeu

Un enjeu est ce qu'un individu a à gagner ou à perdre, ce qu'il risque lorsqu'il s'engage dans une situation de communication.

Exemple : un responsable qui fixe des objectifs trop ambitieux risque de décourager la motivation au travail de ses collaborateurs.

II - Les types d'enjeux

1 L'enjeu identitaire

L'objectif est de défendre une certaine image de soi, afin de donner une impression avantageuse de sa propre personne, parfois au prix d'une certaine « mise en scène de soi ». Le statut et le rôle, qui définissent la position de l'individu dans sa relation aux autres, influencent cet enjeu identitaire.

Exemple : lors des réunions, le dirigeant s'exprime longuement en premier. Il affirme sa position de supérieur hiérarchique par ce temps de prise de parole important.

2 L'enjeu d'influence

Chaque participant cherche à influencer l'autre afin de le faire adhérer à son point de vue.

Exemple : le manager établit son influence par un rapport d'autorité auprès de ses collaborateurs.

III - L'enjeu relationnel

La communication est le passage obligé pour entrer en relation avec autrui. L'enjeu est donc de « réussir » la communication, notamment en respectant un cadre de référence.

Exemples : l'assistant(e) utilise les nombreux rituels qui codifient la relation : règles de politesse, de savoir-vivre, présentation, remerciements.

IV - L'enjeu de territoire

La plupart des individus cherchent à protéger leur espace (ou « territoire »). Ils adoptent alors une attitude de défense de leur espace personnel. On distingue le territoire physique et le territoire symbolique.

1 Le territoire physique

Il s'agit de l'espace invisible qui nous entoure et dont la pénétration peut être ressentie comme une agression. Bien communiquer, c'est trouver la bonne distance avec son interlocuteur. Cette distance varie selon les cultures, la nature des relations… L'anthropologue américain E.T. Hall (1971) distingue quatre distances de communication.

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