Gestion des agendas

3.4.1.1 Mettre à jour des agendas personnels et partagés

1 Le contexte de réalisation de la situation professionnelle

• Description du cadre (l'organisation, le service)

• Description des tâches demandées, les résultats attendus

J'ai intégré l'entreprise "STORE" située, 99 rue du Loin à JAP sous la direction de M Eiichiro dans le service "Ressources Humaines" en qualité d'assistant administratif. Je dois réaliser la planification des entretiens annuels d'évaluation (EAE) des commerciaux.

2 - Les conditions de réalisation de la situation professionnelle

• Moyens à disposition, outils à disposition, délais, personnes ressources

• La réalisation : Démarche, choix, décisions, essais

• Traitement : Les éléments complexes, les aléas, incidents, imprévus

Pour réaliser ma mission, j'ai à ma disposition le fichier du service commercial, l'agenda partagé qui doit être mis à jour (intégrer les entretiens annuels), une liste d'instructions établi par M Eiichiro tels que :

- durée minimum, maximale des entretiens

- noms et prénoms des commerciaux classés par ordre alphabétique

- planning du présentiel des commerciaux (congé, jour d'absence pour les temps partiel, réunions ….) - planning de M Eiichiro.

Je dispose de la semaine pour réaliser ma mission.

3 - Les productions résultant de la situation professionnelle

• Résultats et productions obtenus

J'ai commencé par lire les documents et instructions mis à ma disposition. Afin d'optimiser mes appels téléphoniques, je me suis fait un planning "contact téléphonique" en fonction des noms présents ce jour et ceux à contacter à J+1 voir J+2.

A l'aide de mon planning, j'ai contacté les commerciaux, un par un, afin de fixer avec eux la date et heure de leur entretien d'évaluation annuel, en prenant compte de leurs impératifs, rendez-vous, réunions et autres absences que j'ai ensuite reporté sur le planning "EAE" et sur l'agenda partagé. Enfin, j'ai envoyé mon travail par mail à mon supérieur hiérarchique.

4 - Analyse de l'action menée

• Réussites, difficultés

J'ai dû annuler l'entretien de M Pièce, du jeudi 08 juin à 10 h et le reporter sur un créneau horaire disponible, car M Eiichiro m' a fait part d'un impératif de dernière minute.

5 - Décrivez votre compétence

• Ce dont vous êtes maintenant capable après avoir fait cette activité

...