Archives électorales

QUELQUES NOTIONS D’ARCHIVES ELECTORALES

Lucrèce TOTO

Chef service archives CENA

97 49 21 22

Année 2017

INTRODUCTION

        La Commission Electorale Nationale Autonome (CENA) est l’organe administratif chargé de la gestion des élections en République du Bénin. Elle a plusieurs attributions aux nombres desquelles la conservation de la documentation électorale. Cette conservation de la documentation électorale consiste en la récupération, l’entreposage et l’entretien des archives et des documents administratifs produits avant, pendant et après les élections.

Selon l’étude RAMP^[1] « Le rôle des archives dans l’administration et dans la politique de planification dans les pays en voie de développement » réalisé par Jean-Jacques Valette, Conservateur de la Cité interministérielle des archives de France, Fontainebleau/UNESCO /Juillet 1972,  le profane associe les archives à l’idée de culture et d’érudition, et  on considère de ce fait qu’elles n’ont guère ou point d’utilité pratique.   A la lumière d’une telle conception qui n’est que trop répandue,  les autorités ont naturellement tendance à accorder une priorité très peu élevée au financement de la gestion des archives qu’elles placent dans la catégorie des dépenses de luxe. Cette idée est en  réalité très erronée compte tenu  de l’importance des quatre fonctions essentielles  des archives : prouver (utilité juridique), se souvenir (utilité administrative), comprendre (utilité scientifique), s’identifier (utilité sociale). Ceci explique la nécessité de la gestion des archives.

En effet, les archives électorales produites ou reçues par la CENA  sont multiples et  variées. Avant d’en faire la typologie, nous commenceront par définir les concepts archives et archives électorales, ensuite nous parleront des dispositions légales, des objectifs et enjeux de l’archivage physique des archives électorales.

1. DISPOSITIONS LEGALES ET ENJEUX

1-Définition

        Aux termes de l’article 2 du décret n° 2007-532 du 02 novembre 2007 portant attributions, organisation et fonctionnement de la Direction des Archives Nationales, « Les archives sont l’ensemble des documents, quels qu’en soient la nature, la date, la forme et le support matériel, élaborés ou reçus par une personne physique ou morale de droit public ou privé, dans le cadre de son activité. Ces documents sont organisés et conservés à des fins scientifiques, administratives et culturelles ».  

        A travers cette définition et entre autres, il convient de retenir que les documents prennent la qualité d’archives dès leur création dans les bureaux.

        2-Dispositions légales

        En république du Bénin et aux termes de l’Article 13 TITRE III du code électoral en vigueur au Bénin,  les élections sont gérées par une structure administrative permanente dénommée   Commission électorale nationale autonome (CENA).

        Aux termes de l’article 35 du même code électoral, le secrétariat exécutif est placé sous l’autorité du bureau exécutif de la Commission électorale nationale autonome (CENA) et est chargé entre autres de la gestion des archives et de la  documentation  et de la conservation de la mémoire administrative de la Commission électorale nationale autonome (CENA).

3-Objectifs et enjeux de l’archivage

L’objectif général est la conservation de la mémoire électorale de la CENA du Bénin. Tous les documents importants  doivent être collectés et conservés dans un lieu de stockage et classés par nature afin de pouvoir garantir leur disponibilité ou restauration effective à tout moment. L’archivage s’effectue aussi bien sur les supports papiers que sur supports électroniques ; afin de constituer un fond d’archives complet. En d’autres termes, c’est la collection et la classification de toutes les pièces électorales ou de celles contenant la traçabilité du processus électoral qui serviront de supports au contrôle a posteriori.

        L'archivage a évolué et s'est modernisé ; sa place au sein de toutes institution a changé. La fonction archivage est dès lors perçue différemment, et ces enjeux n'en sont que plus nombreux. Marie-Anne Chabin indique que « l’archivage relève de la responsabilité de toute personne morale, comme conséquence logique de l’environnement réglementaire, des risques de non disponibilité de l’information ou de non-conservation, avec les exigences afférentes d’authenticité, d’intégrité et de fiabilité des documents dans le temps. »^[2] En effet, dans les entreprises, les enjeux induits par l'archivage, qu'il soit papier ou électronique, sont multiples et font face à de nombreuses exigences. Ils sont d’ordre : JURIDIQUE, REGLEMENTAIRE, PATRIMONIAL ET HISTORIQUE, LOGISTIQUE, SECURITAIRE, TECHNOLOGIQUE, FINANCIERS.

        Abordons à présent la typologie des archives électorales.

1. TYPOLOGIE DES ARCHIVES ELECTORALES

        Le processus électoral est subdivisé en trois (3) périodes à savoir : la période pré-électorale, la période électorale et la période post-électorale. Aux cours de chacune de ses périodes, différents types d’archives électorales sont produites. Ainsi, nous ferons la typologie des archives électorales suivant ses trois (3) périodes.

A-Période pré-électorale

1. Cadre juridique

1. La constitution du Bénin
2. Législation :

• code électoral,
• lois,
• décrets,
• décisions

1. Planification et mise en œuvre

1. Documents financiers et comptables

• Budget de fonctionnement,
• Budget des élections
• Bon de commande du matériel,
• Etats de paiement des indemnités, salaires, primes, et autres

1. Calendrier électoral
2. Recrutement :

• dossiers des membres de poste de vote,
• liste électronique et papier des MPV, CA, ACA
• Liste des minorités et majorités

1. Formation et éducation

1. Document de formation des membres de postes de vote et des CA et ACA
2. Liste des MPV, CA, ACA
3. Autres

• Documents d’information du public
• Courriers administratifs courant
• Relevés de taches et compte-rendu de plénières
• Documents de sensibilisation et d’information
• Coupures de presses
• Dossiers du personnel

B-Période électorale

1. Enregistrement des électeurs

1. Liste des observateurs de la cour suprême
2. Liste des observateurs de la cour constitutionnelle
3. Accréditation des observateurs :

• listes des observateurs
• lettre d’accréditation,
• badges,
• rapports d’observation
• laissez-passer

1. Accréditation des médias :

• lettre d’accréditation,
• Badges,
• Laissez-passer

1. Partis et candidats :

• Bordereaux de dépôts des dossiers de candidature
• Dossiers de candidature
• Liste des partis politiques,

1. Liste électorale permanente informatisée (LEPI)
2. Liste des centres de vote et des postes de vote

1. Campagne électorale

1. Coordination de la campagne

• Courriers de lancement de la campagne
• Courriers de plaintes

1. Infractions et sanctions

• Courriers de plaintes adressés à la CENA

1. Financement des partis politiques
2. Accès aux médias

1. Opérations de vote et jour des élections

DOCUMENTS A CONSERVER DEFINITIVEMENT

• Procès-verbal de mise en cantine des plis scellés
• Procès-verbal de déroulement du scrutin
• listes des agents électoraux et décision de nomination;
• les procès-verbaux de compilation des résultats ;
• les grandes tendances proclamées par la CENA ;
• Procès-verbal d’élection général et par bureau.
• Liste des candidats
• Profession de foi : une par candidat.

DOCUMENTS ELIMINABLES IMMEDIATEMENT SANS VISA

...