Fiche E6 Trier, classer et archiver

BTS Assistant de Manager - Session 2017

FICHE DESCRIPTIVE D’ACTION PROFESSIONNELLE

ÉPREUVE E6 : ACTION PROFESSIONNELLE

FICHE DE SITUATION N°:  1

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription :

L’ACTION PROFESSIONNELLE

Intitulé de l’action professionnelle : Trier, classer et archiver les documents de l’agence.

Réelle (menée en milieu professionnel)

OUI

X

NON

Simulée (conduite en formation)

OUI

NON

X

Contexte international

OUI

NON

X

Relevant des activités de soutien (finalités 1 à 4)

OUI

X

NON

Relevant de la prise en charge des activités déléguées (finalité 5)

OUI

NON

X

Portant sur un dossier spécialisé

OUI

NON

X

Dates et durée de l’action : Tous les mardi matin (environ 30 minutes) pendant 6 semaines.

                                                 Durée total 3h.

LE CONTEXTE DE L’ACTION PROFESSIONNELLE

organisation, activité, poste de travail, moment ou événement particulier, contraintes, ressources matérielles, financières, informationnelles…

Au cours de mon Stage BTS Assistant Manager, j’ai eu l’opportunité de travailler au sein de l’entreprise « « . Le « «  s'est développé à l'international et en France avant d'associer les métiers de l'assurance à ceux de la banque.

J’occupe le poste de chargé d’accueil et d’assistant auprès de « « , directeur de l’agence de « « . J’ai eu les missions suivantes : accueil physique et téléphonique, gestion de l’agenda du manager et des conseillers, organisation des réunions… 

Contexte

La banque a des obligations d’archiver les contrats et les justificatifs comptables, financiers et  juridiques des personnes physiques et morales (10ans). De plus, au quotidien le personnel qui effectue des opérations comptables doit également archiver ou directement numériser dans la GED.

Contraintes

Pour réaliser cette mission, j’avais les contraintes suivantes  :

_Je disposais de peu de temps pour effectuer l’archivage car étant à l’accueil je devais répondre d’abord à l’attente des clients

_Les dossiers et documents étant très importants pour l’entreprise en cas de litiges.. je devais faire très attention et être très rigoureux.

_J’avais aussi une obligation de confidentialité, en effet je ne peux dévoiler les informations en dehors de mon travail.

Les ressources matérielles et informationnelles

 J’avais à ma disposition un ordinateur relié à Internet et au réseau interne, le Pack Office (Word, Excel, Publisher,…), un poste téléphonique et une imprimante / scanner / photocopieuse. Je disposais aussi de Link (un logiciel de communication interne, pour prévenir les collaborateurs)