Mémoire master conservation des archives

INTRODUCTION

I- CONTEXTE GENERAL ET JUSTIFICATION DU CHOIX DU SUJET

1- Contexte général

 «Qu’il voit, examine, mette en ordre et range dans les armoires les lettres, chartes et privilèges, afin de les conserver le mieux possible pour qu’ils soient le plus surement et le plus facilement utilisables lorsqu’il sera nécessaire. Et qu’il fasse tout ce qu’il faut pour les conserver surement et les retrouver rapidement.»^[1]

Tel fut le mandat donné au premier archiviste en France, Pierre d’Estampes, commis à ce titre par le roi Philipe le Bel en 1309.

A la lumière de cette mission donnée à l’archiviste, il est évident que le roi Philipe le Bel perçoit la conservation comme l’un des points importants de la gestion de son pouvoir.

Aujourd’hui encore les questions relatives à la conservation des archives et à la gestion de l’information occupent une place importante dans notre société et sont reconnues comme une composante essentielle de tout système de gestion efficace et comme une assurance pour la pérennité de la mémoire de toute organisation, structure ou administration.

Dans les administrations publiques ivoiriennes, à l’instar de toute autre administration, des quantités énormes de documents sont produites et reçues dans le cadre de la gestion courante des affaires ou pour servir de preuves. Ce qui entraine donc la mise en place services d’archives chargés de l’élaboration de politiques, stratégies et mécanismes pour la prise en charge rationnelle de ces documents, qu’il s’agisse de leur acquisition, leur traitement, leur conservation, leur communication, voire même de leur valorisation. A tous ces différents niveaux de la chaine archivistique, les services d’archives rencontrent des problèmes d’ordre diverses qui ont certainement un impact sur la gestion documentaireet par conséquent sur le bon fonctionnement de ces administrations. La conservation des archives qui est l’un des piliers essentiels de la pratique archivistique comme l’on a pu le constater plus haut, n’échappe pas à cette triste réalité dans nos administrations. Nous avons alors entrepris de mener une étude sur ce fait à la Direction Générale des Transports Terrestres et de la Circulation.

2- JUSTIFICATION DU CHOIX DU SUJET

2.1- Justification d’ordre personnel

Il est un fait indéniable à notre niveau lorsqu’il s’agit de la conservation des archives : toute personne à la recherche d’un document important et le retrouvant dans un bon état, se réjouit à coup sûr du fait que ce dernier lui sera encore utile. A travers cette image nous prenons conscience du plaisir que procure la conservation des archives. Aussi sommes nous interpellés sur les préjudices considérables que peut entrainer la perte d’un document tant pour un individu en particulier que pour une administration toute entière. C’est en cela que la conservation des archives revêt à notre sens une importance capitale.

Cependant il nous a été donné de constater à plusieurs occasions que dans de nombreuses circonstances, certains documents vitaux ne soient pas retrouvés dans nos administrations, entrainant un ralentissement et même une paralysie dans les services et cela malgré la présence de services d’archives. Cette situation à notre avis est probablement due à une mauvaise conservation des archives au sein de ces structures. Alors nous avons des raisons de penser que des difficultés subsistent au niveau de la conservation qui est primordiale dans la gestion de l’information et cela laisse des points d’ombre à éclaircir. Ne pouvant nous soustraire à ces difficultés, nous avons décidé d’explorer cet aspect de la gestion de l’information documentaire, d’où le choix du sujet suivant : « les problèmes de conservation des archives à la Direction Générale des Transports Terrestres et de la Circulation.

2.2- Justification d’ordre scientifique

L’un des problèmes majeurs dans tout service administratif est l’accroissement de la production de papiers car l’on se retrouve dans une situation complexe lorsque ces documents ne sont pas bien organisés. Pourtant, organiser les archives consiste à conserver en ordre des dossiers accessibles rapidement, à gagner de la place et à libérer des locaux. C’est aussi savoir ce que l’on possède pour s’en servir efficacement. L’on voit donc qu’en amont de tous les aspects organisationnels, il y a la conservation des documents puisque c’est à travers elle que l’archiviste peut penser aux autres actions à entreprendre. La conservation apparait ici comme un élément de la chaine qui se doit d’être maitrisé afin de donner plus de fluidité dans la gestion des archives au sein des administrations.

A partir de cette approche préliminaire au service des archives de la Direction Générale des Transports Terrestres et de la Circulation, il nous semble évident qu’un travail conséquent doit y être effectué au niveau de la conservation des archives. C’est en celà que le travail de recherche sur les contraintes et les données spécifiques de la Direction Générale des Transports Terrestres et de la Circulation, pour étudier les problèmes de conservation des archives est particulièrement intéressant. Certes le service des archives de la Direction Générale des Transports Terrestres et de la Circulation ne présente pas une exception, cependant il possède ses problèmes de conservation spécifiques et cela à plusieurs niveaux. Loin de nous l’idée de prétendre trouver des solutions immédiates aux problèmes posés, mais il est plutôt question de mettre en relief ces problèmes pour une prise de conscience générale.

2.3- Clarification des termes clés du sujet

La clarification de certains termes nous parait fondamentale pour mieux cerner l'évolution de cette réflexion. Ainisi les termes que nous avons retenus sont les suivants : problème, conservation et archives.

• Problème : Le dictionnaire universel Hachette, édition 2009, donne plusieurs définitions de ce terme, mais nous retiendrons la définition selon laquelle un problème est une « question à resoudre, d’après un ensemble de données dans une science ».

Dans le même ordre d’idée et avec un peu plus de précision, le dictionnaire multimédia Le grand Robert ajoute que c’est une « question à resoudre, un point obscur que l'on se propose d'éclaircir, qui prête à discussion, dans un domaine quelconque de la connaissance. »

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