La mise à jour et le rangement des dossiers

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La mise à jour et le rangement des dossiers

1. La représentation de la circulation des documents

L'entreprise reçoit et émet des courriers, des commandes, des factures, des avoirs, etc,, qu'elle
doit traiter, dasser, stocker, archiver et enfin, détruire. C'est le "cycle de vie" du document
(papier ou informatique).

Le traitement des documents peut concerner plusieurs services. Il faut donc définir leur
cheminement d'un service à l'autre. Pour cela, on établit un diagramme de circulation
des documents.

L'organisation peut utiliser des logiciels spécialisés qui permettent de suivre les interventions et
les relations entre les différents acteurs (Gestionnaire Electronique des Documents - GED).

Le diagramme de circulation des documents est un outil de description de la 'vie'
d'un support d'information : création, transformation, stockage et destruction.

1.1 Le diagramme de circulation

Le diagramme (ou schéma) de circulation permet de représenter schématiquement la
chronologie de la circulation d'un document entre les différents acteurs intervenant
dans son traitement,

1.2 Exemple de présentation à l'aide d'un Gestionnaire Electronique de Documents
(GED)

2. La gestion des dossiers papier

Les informations sur support papier (ou informatique) doivent être conservées afin de servir de
preuve, Il est donc indispensable de les classer.

Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le
mobilier appropriés.

2.1 Généralités

Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement :

- classement alphabétique : classement dans l'ordre de succession des lettres de l'alphabet.
- classement numérique : classement dans l'ordre de succession des nombres,
- classement idéologique ou thématique : classement par sujet ou par thème (par "idée").

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IBEP Formation - F. Robino-Juchat

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      2.2 Le classement alphabétique

Le classement alphabétique s'effectue en appliquant la suite logique des lettres de
l'alphabet.

2.2.1 Principe

* La liste de noms de personnes dans l'ordre alphabétique est établie en la classant
d'après le nom de famille ; les prénoms sont inscrits entre parenthèses après le patronyme.

* La liste alphabétique des rubriques (le plus souvent les raisons sociales) est
obtenue après avoir proa'dé à leur indexage.

Indexer une rubrique, c'est :

(lDéterminer le mot directeur de la rubrique (le nom par exemple) et le placer au début.
(2P1acer œ qui suit le mot directeur.
(3Reporter à la fin, entre parenthèses, ce qui préoède le mot directeur,

La norme AFNOR (Association Française de NORmalisation) NF Z44001 a établi des règles
pour déterminer le mot directeur d'une rubrique.

  2.2.2 Les règles d'indexage
Pour appliquer la norme, il faut poser une succession de questions relatives à la rubrique.

2.3 Le classement numérique

Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chaque dossier dans
l'ordre croissant des nombres, à leur arrivée,

2.4 Le classement idéologique

Le classement idéologique œnsiste à ranger les documents par sujet ou par thème.
On distingue les classements géographique, chronologique, alphanumérique et décimal.

2.4.1 Le classement géographique

Le classement géographique est un classement par zones géographiques (régions,
départements, villes) ; à l'intérieur de chaque zone, les éléments sont classés
alphabétiquement.

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