Le contrôle des opérations et l'archivage des documents
Étude de cas : Le contrôle des opérations et l'archivage des documents. Recherche parmi 300 000+ dissertationsPar Barat Clara • 22 Avril 2024 • Étude de cas • 796 Mots (4 Pages) • 113 Vues
CHAPITRE 5 - LE CONTRÔLE DES OPÉRATIONS ET L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS
- Les données clients et fournisseurs
- Les bases de données clients
Fichiers clients est composée :
- Données perso : raison sociale, nom, pré, adresse, tél, mail, mode de paieM, condi° accordées.
- Données d’action : proposi° effectuées, renc, entretiens avc ls commerciaux
- Données de réaction : historique des ach, CA, prod achetés, qtités, rglM effectués.
Info use / :
- Serv co pr effectuer des op de marketing direct
- Serv cptable pr effectuer reL en cas nn-paieM.
Elle doit ê maj svt afin d’éviter perte de tps ou d’argent.
- Les bases de données fournisseurs
Fichiers fournisseurs :
- Données générales (perso)
- Données d’ach : contact, condi° de livr et de rglM
- Données prod : caractéristiques et prix ds prod, normes, qualif …
Info use / :
- Serv achats : sélectioN fourn rép à dmde lors d’1 cmde
- Serv cpta : vérifier condi° accordées / fourn pdt paieM
Dt ê maj afin d’optimiser les coûts d’ach et diminuer ls risques d’er.
- Le ctrôle interne ds doc co
- Ls obj du ctrôle int
L’entreprise doit s’assurer que… | Outils ou moyens de contrôle | |
Processus de vente | La commande sera traitée dans les meilleurs délais. | Tamponner la date de réception de commande. |
La livraison sera effectuée à la date prévue. | Mettre en place un planning de suivi des commandes et des livraisons clients. | |
La facture sera réalisée et envoyée au client rapidement. | Éditer la facture avec le PGI dès la livraison. | |
Le client aura réglé sa dette. | Vérifier régulièrement les comptes clients. | |
Processus d’achat | Les produits à commander correspondent aux besoins. | Vérifier les quantités en stocks |
Les produits seront réceptionnés à la date souhaitée. | Mettre en place un planning de suivi des commandes et des livraisons fournisseurs. | |
Le fournisseur aura transmis sa facture | Pointer les bons de réception avec les factures reçues. | |
La facture du fournisseur aura été comptabilisée. | Tamponner la facture avec la mention “comptabilisé” | |
L’entreprise aura réglé sa dette. | Vérifier régulièrement les comptes fournisseurs. |
- La maîtrise du ctrôle int ds ls process de vte et d’ach.
Le ctrôle int est fait pour vérifier mais égaleM pr limiter les risques asso aux process de vte et d’ach :
- BL, BDR et FU et AV dt ê n° chrono
- Process d’autorisa° (dem d’ach, BDC, règleM…) dt ê mise en place.
- Ach imp dt ft obj d’1 cmde détaillée et validée / pers autorisée
- Ds mesure du possible afin d’éviter fraude ou détourneM, fct cmde, livr et factu dt ê séparés.
- Identif ds doc traités grâce au tampon « traité » ou « ctrôlé », / ex (BDC, BDR, FU…) dt instaurée afin d’éviter 2 x même traiteM.
- Règle de ctrôle int dt dc ê définie et mise en place / resp adm. Pt se faire aider / EC de l’ent.
- Ls op de ctrôle int ds doc com
- Ls ctrôles ds process de vte
[pic 1]
- Ls ctrôle ds process d’ACH
[pic 2]
- Transmi° ds doc com
- La transmi° ss form papier
Ls ech com imp aux ent un cerT nbre doc, sortie en 2 ex (1 pr cli et 1 pr four)
[pic 3]
- La transmi° / ech de données informatisée (EDI)
Tech EDI est de remplacer doc papiers / voie electro. Le code général des Impôts autorise dématérialisa° ds FU tant que ds dispo techni garantissent l’authenticité.
N° | ETAPES | DESCRIPTION |
1 | Ls msg | Déter msg à transM : cmde, FU, fiche prodT |
2 | Ls types d’EDI | Choisir entre 2 types d’EDI : st int pr conserV maîtrise outils (install outils dans l’ent, MS avc ds coûts supp en mat et logiciels), st ext : à l’aide d’1 prestataire. |
3 | Ls parteN | Identif parteN, (clients, four, établisseM bq, adm) avc qui l’ent pt établir 1 conven° d’interchge qui fixe ls condi° ds éch de données informatisés. |
4 | La solution technologique | Paramétrer l’envT de l’ent et des parteN, et intégrer l’outil EDI avec le PGI. |
5 | La phase de test | Planifier 1 phase de test afin de vérifier que l’ent et le parteN parviennent à émettre, recevoir et intégrer ttes ls données souhaitées. |
6 | Le suivi | Maintenir un suivi afin de vérifier que la solution répond aux attentes. |
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