Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs

NOM et prénom

DEREPIERRE Justine

N° de candidature

xxxxx

Fiche d’analyse de situation professionnelle

◻ GRCF 

◻ Communication orale

◻ Communication écrite

Identification de la situation professionnelle :

Modalité de réalisation

◻ Avant la formation

X Pendant la formation en établissement

◻  Pendant la formation en PME/Organisation

Période de réalisation :

Conditions de réalisation

X En autonomie

◻ Accompagné

◻ En observation

Activités concernées

◻ Activité 1.1. Recherche de clientèle et contact

◻ Activité 1.2. Administration des ventes de la PME

◻ Activité 1.3. Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

◻ Activité 1.4. Recherche et choix des fournisseurs de la PME

◻ Activité 1.5. Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

◻ Activité 1.6. Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Détecter, analyser et suivre les appels d’offres

Lieu, période et durée de réalisation  

SEPT 2023 – DEC 2023, à perpignan

Cadre de la situation professionnelle

Dans le cadre de mes fonctions d’assistante au directeur général de l’entreprise, j’ai du préparer le dossier pour répondre à un appel d’offre.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De gestion

De communication orale

De communication écrite

La société effectue régulièrement de la prospection via des appels d’offre, mon directeur souhaite que je me forme à ce processus complexe et m’a confié la préparation d’un dossier.

Acteurs et relations entre les acteurs

Justine DEREPIERRE – Directeur M LEGRAND -Service juridique Mme PETITE

Objectif

Afin de monter en compétence dans mon entreprise, mon directeur monsieur LEGRAND m’a demandé de préparer un dossier de réponse à un appel d’offre afin que le service juridique puisse y répondre dans un délai contraint. Je dois également suivre l’ensemble des réponses qu’a apporté la société.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

 Les contraintes de réalisation portent surtout sur la capacité à évaluer l’intérêt pour l’entreprise à répondre un type d’appel d’offre et une fois sélectionné à obtenir le DCE permettant d’élaborer le dossier de réponse.

Ressources à disposition

 Google Alert – BOAMP – Pack office -site internet gouvernementaux.

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Word – Outlook – Excel

Productions réalisées

 6 annexes (outil de comparaison/outil de suivi/échange de mail/processus internet)

Écrits professionnels produits

ANALYSE

Analyse de la situation :

Analyse de l'activité menée, démarches et techniques mises en œuvre, moyens mobilisés, stratégie de communication, difficultés rencontrées et solutions proposées, évaluation de l'atteinte de l'objectif

Monsieur LEGRAND mon manager direct et directeur général de l’entreprise souhaite que je prépare le dossier de réponse à un appel d’offre. La réponse sera réalisée par Mme PETITE responsable du service juridique.

Après avoir cadré le type d’appel d’offre recherché, j’ai procédé de la manière suivante pour réaliser la mission qui m’a été confiée.

1 Recherche d’un appel d’offre.

J’ai consulté le site du BOAMP afin de réaliser une recherche sur les appels d’offres en cours et enregistrer un profil d’alerte pour pouvoir mettre place une veille sur les appels d’offres qui m’intéresse. (Voir annexe 1)

2 Sélection d’un appel d’offre

J’ai sélectionné deux appels d’offres, afin de départager leur intérêt pour notre société, j’ai établi des critères de notation sur chaque caractéristique importante des appels d’offres et me suis basé sur note finale pour sélectionner celui qui allait être présenté à Monsieur LEGRAND, une fois l’outil réalisé je l’ai transmis à ce dernier pour validation (voir annexe 2 et Annexe 3) Monsieur LEGRAND a validé ma sélection.

3 Constitution du dossier de réponse à l’appel d’offre

Afin de constituer le dossier de réponse à l’appel d’offre, j’ai créé dans l’intranet de l’entreprise dédié à cette fonction un dossier comprenant le DCE que j’ai téléchargé sur le site du pouvoir adjudicateur, le DC1 / 2 / 4 que j’ai téléchargé sur le site du gouvernement, ainsi que le formulaire de saisi d’un DUME (Document Unique Marché Européen) (voir annexe 4 et DCE).

Une fois de dossier finalisé, j’ai prévenu Madame PETIT de sa disponibilité et lui demandé de me tenir informé des évolutions concernant ce dossier. (Voir annexe 5)

Conformément à la demande de mon manager j’ai réalisé un outil de suivi de réponse aux appels d’offres et y ai intégré ce dernier. (Voir annexe 6)

Contribution à la professionnalisation : qu’avez-vous appris et en quoi avez-vous progressé ?

La réalisation de cette mission m’a permis de découvrir ce qu’est un appel d’offre et son utilité en termes de prospection dans mon entreprise. J’ai pu également renforcer mes connaissances dans Excel et Word au travers des divers outils de suivi que j’ai dû réaliser.

D’un point de vue humain cette expérience m’a permise de me sentir plus légitime dans mon poste et de trouver ma place au sein de l’organisation de l’entreprise dont je me sens à présent un maillon essentiel.