Organiser des évènements commerciaux

NÉGOCIATION

Chapitre 13 : Organiser des évènements commerciaux

I. Mettre en place une communication évènementiel :

La mise en place d’une communication évènementiel va aider à améliorer l’image, la notoriété de la marque, et promouvoir des produits en réunissant des publics cibles de l’entreprise ou des influenceurs.

1 - Les Objectifs :

Entre autres des objectifs visés par ce type de communication, on y retrouve aussi :

- Informer

- Échanger des connaissances

- Partager des expériences

- Créer des contacts avec les clients ou des potentiels partenaires

Etc…

2- Différencier les types d’événements selon le public cible :

Public Interne :

Salariés : Séminaire, conventions, congrès, remise de prix, challenges…

Public Externe :

Clients distributeurs actionnaires : salons, conventions, séminaires, journée clients

Journalistes blogueurs, leaders : conférence de presse, déjeuner de presse soirée, congrès, salons

Grand public, consommateurs citoyens : Évènement spectacles, concerts, festivals, opération de sheet marketing…

3 - Améliorer l’impact de l’évènement grâce au digital :

Le but va être de diffuser l’événement partout, chaque participant devient ambassadeur de la marque auprès de son réseau.

Ce qui va développer l’interactivité. Les participants interagissent en direct lors d’un évènement grâce aux tweets, postent des vidéos sur Facebook…

Il est désormais possible de suivre et de participer à l’événement grâce aux lives, derrière son écran.

Pour augmenter la durée de vie de l’évènement, il faut prêter attention aux 3 phases, l’avant, le pendant, et l’après.

AVANT : Préparation (information, communication, invitation du public).

PENDANT : Animation (live, publication, vidéos).

APRES : Prolongation (envoi de photos, de messages, remerciements).

II. Organiser un événement

La première difficulté est de convaincre l’équipe pour faciliter l’organisation, mais aussi, les cibles à venir participer.

Ensuite il faut maintenir cet intérêt au cours de l’évènement.

1- Mobilise les participants :

• Choisir un thème mobilisateur

Le thème représente 80% de la réussite de l’évènement, il doit être fédérateur, paire au plus grand nombre, éveiller la curiosité et l’envie de se déplacer.

S’il s’agit d’une conférence, le thème doit viser prioritairement à transmettre un savoir ou un savoir-faire, répondre à une question qui intéresse les participants.

Par exemple, une conférence sur le social selling, le lead nurturing, l’utilisation du produit, le digital pour améliorer la prospection.

• Définir le format de l’évènement

A partir de l’objectif défini, le format de l’évènement pourra être déterminé (convention séminaire…)

Le public ciblé sera choisi et l’événement pourra débuter.

• Concevoir le contenu des messages : thèmes, intervenants…

• Prévoir des contacts réguliers avec la cible 

Pour maintenir l’intérêt, tous les messages doivent être envoyés. (Mail internes pour les commerciaux, mail d’annonce avec la date, mail pour faire bloquer la date, mail d’invitation, invitation cartonnée pour les VIP, mail de relance, un mail la veille de l’événement, un rappel par sms, une relance téléphonique.

2- Préparer l’accueil :

Prévoir tous les détails, et n’en négliger aucun. L’entreprise a le choix entre organiser l’évènement en interne, ou faire appel à un prestataire. Ou alors, elle peut aussi l’organiser elle-même certaines opérations et demander l’aide d’un prestataire pour d’autres.

La logistique :

Réserver un lieu, choisir un traiteur et prévoir l‘aménagement

L’accueil :

En Amont : Prévoir le vestiaire, prévoir la formation de l’équipe si besoin, plan d’accès sur les cartons ou mails d’infos, vérifier la présence, dossiers sur l’évènement, goodies etc…

Le Jour J : Hôtes/hôtesses d’accueil de l’entreprise, signalétiques, listes d’émargements, documents remis aux participants.

3- Animer l’évènement :

Le but du jeu, c’est que l’événement soit unique et exceptionnel, il faut travailler sur la dimension affective des participants. Il doit impliquer les convives pour qu’ils puissent vivre une histoire et un moment agréable, et qu’ils s’en souviennent.

Je choisi mes intervenants selon le type d’évènement, selon le budget et l’envergure de celui-ci. Le conférencier ou la conférencière est une personnalité experte sur le sujet.

III. Evaluer le budget :

Le budget d’un évènement commercial est l’estimation des recettes et des dépenses nécessaires à son organisation. Il sert au suivi et au contrôle.

1. Obtenir plusieurs devis des prestataires
2. Evaluer le budget d’une opération : en fonction de l’aménagement (mobiliers, décorations) de l’accueil (hôtes, hôtesses) etc...  
3. Trouver un financement : Plusieurs solutions s’offrent à l’entreprise pour financer l’opération. Le sponsoring permet de faire prendre en charger une partie de l’opération par des entreprises.

IV. Préparer la réunion de présentation de l’évènement :

Réunion avec le responsable pour le convaincre du financement et de la finalité de l’opération. Il faut aussi motiver les autres membres de l’entreprise associés à l’évènement. Les réunions, moments d’échanges, améliorent la communication et facilitent la prise de décision.

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