Intérêt la veille et place de la GED

Nom Prénom expéditeur Service Adresse 1 Adresse 2 Coordonnées téléphonique Coordonnées courriel à l’attention Monsieur X Responsable Objet : intérêt de la veille et de la GED Lieu, date

Monsieur, Lors de ma formation sur la gestion électronique des données et la veille informationnelle, j’ai pu découvrir l'utilité de ces outils pour une structure telle que la nôtre. La gestion électronique des données (GED) est un système informatisé qui permet d'organiser des données, de les classer, les stocker et les archiver. La veille informationnelle consiste quant à elle en la collecte, le tri, le stockage puis la diffusion d’informations nécessaires à la prise de décision. Ainsi, la GED permet : • l’organisation des informations collectées au format numérique pour en faciliter le stockage, la diffusion, la mise à jour, et la consultation ; • la consultation multi-utilisateurs avec différents niveaux de droits pour la consultation, la modification des docu- ments faisant partie du système de GED ; • la possibilité de faire des requêtes par mots-clés, permettant ainsi un accès plus facile et efficace aux données. La veille nécessite de collecter des informations puis de les stocker. Ainsi, la GED structure informatiquement cette collecte et ce stockage. Dans cette optique, la GED permet également de mettre à jour des informations tout en conservant les versions antérieures d’un document. En informatisant le stockage, la GED permet d’envisager un accès réseau aux informations collectées notamment par la veille. De plus, la veille est un processus de tri des informations. En ce sens, la GED permet d’organiser ce tri, d’une part, en fonction de l’importance des documents, d'autre part, en créant des mots-clés pour en faciliter la consultation. Enfin la veille a pour but ultime la diffusion des informations auprès des utilisateurs de sorte à réaliser ce pourquoi elle est mise en place : fournir de l’information pour permettre la prise de décision. En ce sens, la GED dispose de deux techniques de diffusion des informations : la technique pull où les utilisateurs viennent chercher l’information sur un portail par exemple avec un moteur de recherche et la technique PuSH qui, elle, consiste à apporter aux utilisateurs en fonction de leurs besoins, les informations qui pourraient leur être utiles (newsletters, flux RSS…). La GED permet donc de diffuser les informations comme le suppose la veille informationnelle. Au final, la GED est d’un intérêt tout particulier pour structurer informatiquement une veille informationnelle et ainsi permettre à toute structure d’avoir un accès facile à une information de qualité et utile. Ainsi les utilisateurs de notre structure pourront avoir accès informatiquement par le réseau à des données issues de la veille et structurées grâce au système de la GED. Tout le nécessaire pour prendre de bonnes décisions et pour se tenir au courant des évolutions du secteur ! Notre structure aurait donc tout intérêt à mettre en place une GED et à développer la veille informationnelle.

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