Mise en place d’un système de veille informationnelle et d’une Gestion Electronique des Données

A l’intention du personnel

Le 19 Novembre 2014

Mise en place d’un système de veille informationnelle et d’une Gestion Electronique des Données

Afin d’effectuer un travail optimal dans le cadre d’une structure touristique, il est préférable de mettre en place deux éléments essentiels : la veille informationnelle et la Gestion Electronique des Données.

La veille informationnelle est une activité qui consister à rechercher, collecter et analyser des informations en vue de suivre l’évolution du marché, et de ses tendances, et de les anticiper.

Elle procède en plusieurs étapes distinctes : le ciblage (définition des enjeux, des axes de surveillance et types de sources), la collecte des informations, la gestion des informations (par la mise en place d’une GED) et la diffusion des informations.

Ce processus peut se faire sur différents axes : marketing (évolution du marché et ses tendances), concurrentiel (étude des concurrents et de leurs stratégies), commercial (étude des fournisseurs ou partenaires de l’organisation ; actuels ou potentiels), technologique (étude des évolutions scientifiques, techniques et technologiques), juridique (étude des changements législatifs ou réglementaires) et sociologique (étude des habitudes et des comportements des groupes d’individus).

La recherche d’information devra prendre en compte les sources et types d’informations : formel ou informel (provient d’information publique, institutionnelles ou au contraire d’observations, de discussions ou d’autres moyens moins formalisés), interne ou externe à l’organisation, primaire ou secondaire (informations brutes ou bien traitées par un intermédiaire).

Bien évidemment, ces sources devront être pertinentes (nouveaux éléments apportés), exhaustives (elles couvrent tous les aspects du problème), fiables (sources dignes de confiances) et actuelles (elles sont à jours).

Dans le cadre de la gestion des informations, l’utilisation de la Gestion Electronique des Données est fortement conseillée. Il s’agit d’une application informatique permettant de classer, d’organiser et de faire circuler des documents au sein de l’organisation facilitant sa diffusion et la collaboration de ses membres.

Elle s’appuie sur le cycle de vie des documents (création, gestion, stockage et diffusion) que gèrent les outils de la GED tout en proposant des fonctionnalités collaboratives afin de travailler à plusieurs sur un même document.

Chargé de communication

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