Quelles sont les règles du courrier électronique ?

Quelles sont les règles du courrier électronique ?

Pour la rédaction et de la transmission d'un message

Indiquer clairement le sujet du message dans la zone « Objet »

Ceci est particulièrement important pour le destinataire. Il sera d'autant plus facile pour le destinataire de distinguer dans l'ensemble des courriers qu'il reçoit ceux qui sont prioritaires de ceux qui le sont moins si le sujet du message est explicite. Cela lui permettra aussi de classer plus facilement les courriers reçus.

Il est possible de faire une distinction entre un sujet général, par convention mis entre crochets (le nom d'un projet par exemple) et l'énoncé bref du sujet ; Par exemple :

[Projet X] réunion du 13 décembre 2005

N'envoyer le courrier électronique qu'aux personnes concernées

Il est déplacé, et désagréable pour les destinataires, de transmettre du courrier électronique à n'importe qui. Les destinataires perdent notamment un temps précieux à trier entre les messages qui les concernent vraiment et ceux qui ont peu ou aucun intérêt pour eux. Par ailleurs, cette pratique accapare inutilement des ressources du réseau.

- Le champ « To : » (ou en français « A : ») désigne le destinataire principal. C'est à lui que s'adresse le courrier électronique.

- Le champ « Cc : » (ou en français « Copie : ») désigne les personnes tenues informées de la communication par mél.

Être bref et bien situer le contexte du message.

Pour être lu et bien compris, il est préférable d'utiliser des phrases courtes et précises. Si le message est long, le diviser en plusieurs paragraphes en facilite la lecture. Un texte précis et bien structuré permet d'éviter les malentendus ou une mauvaise interprétation. Un message peut rapidement et facilement être retransmis à d'autres personnes. Utilisez un langage convenable, il est appréciable pour les destinataires de commencer le message avec une des mentions suivantes :

o Pour information

o Pour avis

o Pour attribution et suite à donner

S'il faut attacher des documents au message, pensez aux destinataires

Le destinataire d'un fichier attaché ne possède pas forcément les logiciels permettant de le lire.

Assurez-vous que le fichier est enregistré dans un format décodable par la plupart des logiciels courants. (ex. .rtf au lieu de .doc).

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