Taches Adjointe Administrative

Adjoint(e) administratif(ve) – Description de tâches

La mission de la FGM est de bâtir des fonds de dotation permanents, d’en assurer la saine gestion à perpétuité et de distribuer les revenus de façon à soutenir des organismes locaux œuvrant dans divers secteurs, dont la santé, les services sociaux, les arts et la culture, l'éducation et l'environnement. La FGM est membre de Fondations communautaires du Canada qui réunit 178 fondations communautaires à travers le Canada. Fondée en 1999, la FGM compte près de 300 fonds de dotation créés par des individus, des familles, des entreprises et autres organismes à but non lucratif totalisant plus de 103 millions de dollars. Depuis 2004, nous avons accordé plus de 7 millions de dollars à des organismes à but non lucratif.

Cette position relève de la présidente et directrice générale

Sommaire du poste

L'adjoint(e) administratif(ve) fournit son soutien à la présidente et directrice générale ainsi qu’au conseil d'administration en assurant la gestion des tâches administratives; apporte une aide cléricale à l’ensemble de l’équipe; s’assure que tous les travaux réalisés sont professionnels et réalisés selon les échéances. L'adjoint(e) administratif(ve) est le premier point de contact pour les donateurs, amis, conseillers et visiteurs de la FGM. Des connaissances de niveau avancé de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des habiletés en recherche sur Internet sont exigées. Cette personne doit avoir la capacité de gérer des tâches multiples dans un environnement en constante évolution. Le bilinguisme est requis ainsi qu’un français écrit impeccable.

Principales fonctions et responsabilités majeures

A. Bureau de la présidente et directrice générale (40 %)

• Fournir le soutien administratif et de secrétariat à la présidente et directrice générale.

• Travailler en étroite collaboration avec la présidente et directrice générale dans l'exécution et la gestion de la correspondance, des conventions, des présentations, des trousses d'information, des différents dossiers et de certains rendez-vous.

• Écrire les ébauches.

• En collaboration avec la présidente et directrice générale, fournir le soutien administratif et de secrétariat pour le conseil d'administration, les comités, les donateurs, les prospects, les fournisseurs de services, les groupes communautaires et les organismes.

• Assurer la logistique requise pour les réunions du conseil, de l’exécutif, des comités ainsi que pour les réunions du personnel, les activités spéciales, à savoir : la disposition des lieux, l'envoi des avis, l'obtention des documents provenant du personnel et des membres des comités, l’envoi de tous les documents de présentation, la confirmation des présences et la réservation pour les services d’un traiteur. Aider à la planification et la réalisation d'activités comme demandé.

• Préparer les comptes-rendus des réunions du conseil d'administration et de certains comités.

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