Serveur Fax

I Définition

Le serveur Fax est un système assurant la gestion et la centralisation des commandes écrites en réception. Les documents reçus comme les courriers, fax ou emails sont dématérialisés et stockés dans ce serveur Fax.

Nous maîtrisons donc le contrôle, la traçabilité et l’archivage de tous nos documents écrits.

Le serveur Fax est un outil de distribution et d’archivage de documents écrits.

AX est un outil de traitement de saisie des commandes et demandes clients.

Ce sont deux outils distincts.

II Procédures

Connexion : Obligatoire et systématique dès la prise en charge de son poste de travail

Déconnexion : Obligatoire et systématiquement uniquement dans les cas d’absences longues et justifiées telles que :

- Heures de déjeuner

- Départ en fin de journée

- Réunions

- Entretiens individuels

- Formations

- Visite médicale,…..

Toutes les commandes du serveur visibles à l’écran doivent être saisies dans AX.

Si le client est injoignable ou ne donne pas de réponse immédiate suite à l’échange téléphonique, la commande doit obligatoirement être saisie sur AX avec raison de blocage. Sur le serveur fax, la commande est « Annoter » avec N° compte client et N° de commande, puis « Parquer »

Il est formellement interdit de « parquer » une commande ou de la renvoyer au gestionnaire Fax sans l’avoir saisie au préalable dans AX dans le but de différer sa saisie pus tard dans la journée ou pire le lendemain.

Le Bouton « Rechercher » sur le serveur fax doit être systématiqument utilisé avant chaque recherche ou saisie directement sur AX afin de retrouver automatiquement un contatc ou une RC déjà existant dans notre base de données Fichier. Ceci permet de créer une Note de type « Archives » dans AX et donc d’associer le document dans la saisie de commande.

Dans le cadre d’un retour gestionnaire Fax pour transferts de documents :

- Au service GC  Saisir la commande ou le devis dans AX – Indiquer dans « Annoter » le n° de compte client, le n° de saisie et le motif de transfert – « Gestionnaire fax »

- Au service Packaging  Ne pas saisir - Indiquer dans « Annoter » le n° de compte client et le motif de transfert – « Gestionnaire fax »

Attention : Si la commande est mixte (Standard + FS), saisie des produits standards – Retour de la commande au gestionnaire avec Compte client et N° de cde AX– Le gestionnaire transmets la copie de la commande par mail au packaging et archive la commande dans le serveur.

« Parquer » = Commande en cours de traitement, non finalisée

« Archiver » = Commande entièrement traité

III Utilisation du serveur fax

Ouverture du serveur FAX

Cliquer sur l’icône GSC Client

Après l’ouverture de la fenêtre ci-dessous, cliquer sur « exécuter »

En cas de mise à jour du système

Ecran GCS

Détail zone d’action sur le document

Sauvegarder le document reçu

Orienter le document

Zoomer : possibilité d’agrandir le fax par 3. Au 4ème clic, le document reprend sa taille initiale (Pas de zoom arrière)

Utiliser lors d’une recherche de documents illisibles ou parqués afin de passer d’un document à l’autre (Classement par date d’arrivée dans le système)

Après un double clic, la règle apparaît sur le document. Elle se déplace à l’aide des flèches directionnelles du clavier

Vision plein Ecran du document

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