La mise en place d’un progiciel de gestion intégré au sein d’une entreprise

[pic 1]

[pic 2]

[pic 3]

 Le déploiement d’un PGI

Introduction

         Durant ces trente dernières années, les outils de gestion informatique ont subi des évolutions considérables notamment dû au développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Les avancées technologiques concernant le traitement de l’information ont eu des conséquences capitales sur le rôle de l’outil informatique dans le fonctionnement des entreprises. Si les premières applications ont permis d’automatiser les activités opérationnelles des organisations (gestion de production, gestion commerciale et financière, ressources humaines), aujourd’hui les systèmes d’information prennent en charge des niveaux de gestion de plus en plus stratégiques.

         C’est dans les années 1960 que Joseph Orlicky (ingénieur américain) étudie le programme de production de Toyota et conçoit le « Material Requierements Planning » (MRP) qui est un logiciel de gestion simple ayant pour rôle la planification de la production en fonction des ressources à la disposition de l’entreprise. A partir des années 1990, la logique introduite par le MRP s’étend progressivement à l’ensemble des fonctions de l’entreprise pour donner le progiciel de gestion intégré (PGI).

         Un Progiciel de Gestion Intégré est la traduction française du terme ERP « Enterprise Resource Planning » qui signifie « planification des ressources de l’entreprise ». C’est une imbrication d’applications informatiques plus ou moins étendues (gestion des commandes, gestion des stocks, gestion des ventes, gestion de la comptabilité, contrôle de gestion) émanant d’un éditeur unique. Chaque application est appelée module. L’entreprise a généralement le choix des modules en fonction de ses besoins. Chacun d’entre eux peut couvrir un périmètre de gestion de l’entreprise. L’ERP, quant à lui, peut couvrir l’ensemble du Système d’Information (SI) de l’entreprise.

        Un ERP regroupe donc plusieurs modules indépendants qui partagent toutefois une seule et unique même base de données (contenant les fiches « produits », fiches « fournisseurs », fiches « clients », les gammes, les stocks etc.). Ces modules sont exploités par un système automatisé prédéfini en amont et paramétré. Un ERP peut suffire à couvrir la totalité des besoins de l’entreprise en termes de système d’information.

        De ce faite, nous étudierons à travers cette étude comment une entreprise peut être amenée à mettre en place un ERP et comment ce dernier se déploie-il ?

        Pour y répondre, nous verrons dans un premier temps la prise de décision qui conduit au déploiement d’un ERP et par la suite comment l’ERP se déploie au sein d’une entreprise.

I. La prise de décision du déploiement d’un ERP 

        Pour répondre aux attentes des responsables financiers et logistiques des grandes entreprises, qui se trouvent confrontés d’une part à des besoins de réactivité importants et d’autre part à des systèmes d’information composés de nombreuses applications ne communiquant pas toujours entre elles, la mise en place d’un ERP semble être une solution afin d’améliorer la gestion des différents services ainsi que leur réactivité.

1. A) La nécessité d’avoir un ERP

1)   Le rôle d’un ERP

        Le rôle d’un ERP est d’homogénéiser le système informatique de l’entreprise avec un outil unique qui est capable de couvrir un large périmètre de gestion. L’ERP va connecter les fonctions supports de l’entreprise grâce à la base de données communes qu’utilise un ERP et il va permettre de standardiser les processus et les données de l’entreprise (par exemple, un achat effectué par un service génère automatiquement une écriture comptable dans les journaux de l’entreprise). L’ERP peut avoir pour fonction :

• La gestion comptable ;
• La gestion production ;
• Les ventes et la gestion commerciales ;
• La gestion des achats ;
• Le contrôle de gestion ;
• La gestion des stocks ;
• La gestion du personnel et de la paie.

        La base de données commune d’un ERP a pour but de rassembler toutes les informations de chaque service de l’entreprise. De ce fait, une action exercée par un service peut engendrer directement une action dans un autre service (par exemple, l’établissement des fiches de paie par le service administratif engendre automatiquement dans le service comptable, les écritures de constatation des paies et des cotisations sociales et patronales ainsi que les écritures de leurs paiements). De plus, avec la centralisation des informations des différents services, les acteurs ont à leur disposition l’ensemble des données directement sur leur poste de travail.

        On peut donc observer (cf. schéma 1 et schéma 2) que l’ERP relève d’une structure horizontale là où l’application traditionnelle (sans ERP) relève d’une structure verticale. En effet, dans une entreprise sans ERP (cf. schéma 1), le processus de transmission de l’information est vertical, c’est-à-dire que l’information est détenue par un ou plusieurs individus qui vont la transmettre aux individus qui en ont besoin. Cette organisation peut entraîner des dysfonctionnements car l’information peut mettre un certain temps à être transmise ou ne pas être transmise en cas d’omission. Dans une entreprise qui dispose d’un ERP (cf. schéma 2), le processus de transmission de l’information est horizontal. En effet, l’information est détenue par une ou plusieurs personnes qui vont la saisir dans la base de données. Une fois saisie, l’information est enregistrée dans la base de données et elle est accessible par tous les ayants droit.      

  Schéma 1 : Structure verticale                                         Schéma 2 : Structure horizontal

[pic 4][pic 5][pic 6][pic 7]

[pic 8]

[pic 9]

[pic 10]

[pic 11]

(Source « Système d’information de Gestion » 4ème édition, Nathan, 2016)

2)   Les avantages et les inconvénients d’un ERP

        Dans le domaine informatique, le déploiement d’un ERP est devenu une pratique courante qui présente des avantages, mais également des inconvénients qu’il faut mesurer avant de prendre la décision d’une mise en place de l’ERP. Ces avantages et limites peuvent être liés à des dimensions technologiques, des dimensions économiques et financières, des dimensions organisationnelles et des dimensions sociales.

...