Direction des Exploitations Minières de Khouribga

1- Domaine d'application:

Achat du matériel immobilisable au Maroc et à l'étranger pour le compte de tous les services

de la Direction des Exploitations Minières de Khouribga pour un montant inférieur à 5.000.000 DH.

8- Processus:

8.2/ Description des processus :

8.2.1/ Réception du besoin:

Les DAM avec documents joints sont transmis par les services utilisateurs après avoir été contrôlées par MNK/IE et que la demande d’achat (DA) correspondante a été créée au niveau du module PO de l’application Oracle.

Les DAM sont réceptionnées, contrôlées par le chef de la section qui accompli les opérations suivantes avant de les confier aux agents traitant et d’affecter à chacun l’appel d’offres correspondant :

- Vérifie que les DA correspondantes aux DAM reçues sont saisies au niveau du module PO.

- Vérifie que la grille de choix technico-économique est établie à partir du descriptif technique

validé;

- Procède à la génération de l’Appel d’offres en respectant le regroupement jusqu’à 6 DAM au maximum de même nature (catégorie) par AO et que la DAM est singée par le contrôleur technique pour les montant dépassant 50.000,00 DH.

8.2.2/ Préparation dossier Appel d’offres :

Un dossier AO est préparé par l'agent afin d’y recevoir tous les documents nécessaires correspondants.

8.2.3/ Contrôle de la DAM :

Le contrôle de la DAM et du descriptif technique correspondant s’effectue par l’agent traitant selon l’instruction de travail : IT-7.5-PPS-05-01.

8.2.4/ Elaboration du dossier d’AO et choix des fournisseurs à partir du panel

Fournisseurs :

L'agent traitant vérifie que la catégorie attribuée à l’Appel d’offres correspond à l’objet des DAM, et procède au tirage de la fiche de consultation qui sera présentée à l’approbation de la hiérarchie avec un maximum de 7 fournisseurs.

Dans le cas où la famille attribuée ne correspond pas à l’article demandée, la DAM est retournée au service utilisateur pour une reprise de la DA, ou intervention auprès de REA/ES en vue de la création d’une nouvelle catégorie.

8.2.5/ Saisie des fournisseurs à consulter :

Après validation de la fiche de consultation par la hiérarchie, l’agent traitant procède à la mise à jour de la fiche de consultation par les fournisseurs retenus au niveau de l’application PO.

8.2.6/ Consultation – Appel d’offres:

L’agent traitant adresse le dossier AO par Email aux fournisseurs à interroger en l’accompagnant de :

- La synthèse des critères de conformité ;

- La lettre de consultation dûment complétée par le calendrier des phases de traitement du dossier ;

- Du descriptif technique qui donne les renseignements nécessaires permettant aux fournisseurs d’identifier le matériel demandé ;

- Une annexe portant sur nos CGA ; des offres, moyennant une annexe à l’AO

- Un exemplaire de l’appel d’offres.

En cas de consultation d’un fournisseur étranger, une copie de la demande de prix est envoyée à REA/AC/T en vue d’obtenir le numéro de nomenclature douanière correspondant (NND).

8.2.7/ Tirage du PV.

L’imprimé qui servira comme procès verbal de l’ouverture des plis est tiré de l’application PO.

8.2.8/ Réception et enregistrement des offres.

Les offres sont réceptionnées au niveau du secrétariat de MNK/AD soit par voie postale ou par télécopie. Ces offres sont enregistrées et transmises à la section moyennant un registre, par la suite l'agent procède à la saisie des offres dans PO.

La date de remise des offres est à respecter obligatoirement par les fournisseurs.

Pour certains dossiers complexes pour lesquels les fournisseurs ont des difficultés à faire une offre dans les délais, un report exceptionnel peut être accordé. Dans ce cas, l’ensemble des fournisseurs sont informés de la nouvelle date de remise des offres.

Des rappels éventuels avant l’expiration de la date de remise des offres sont envisagés.

8.2.9/ Ouverture des offres en COF.

Après inscription manuelle à l'ordre du jour et vérification du PV, l’ouverture des offres est effectuée par la COF conformément à la procédure en vigueur.

Deux cas sont à distinguer :

- Ouverture simultanée

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