Solution de classement et d'archivage 

Solution de classement et d'archivage :

Contexte ; On se trouve dans une nouvelle entreprise Automobile. Il faut présenter une solution de classement et d'archivage des documents et son coût.

Cette entreprise est composé de deux garagiste, d'un vendeur et d'un commercial .

Pour le classement et l'archivage des documents  :

Document concernant le Personnels :

Chaque salarié possède une pochette suspendue à son nom ( donc 4 )

Ces pochette suspendue son installé dans une armoire de bureau fermable à clé car les informations quelles contiennent sont sensible et à ne pas dévoiler a tous

Ils sont triés par ordre alphabétique ( même si il y a peu de salarié cela crée un gain de temps )

Dans chaque pochette suspendue ( des salariés ) il y a différentes chemises classé par thèmes

par exemple : le contrat de travail , les bulletin de salaires...)

Document concernant les clients

Chaque document  ( devis, bon de commande , facture … ) sont rangés dans des classeurs à levier

classés par ordre alphabétique ( en fonction du nom du client ) et chronologique . Les documents seront classés du plus récents au plus ancien .

Ces classeurs seront rangés dans de grand armoires .

Document concernant les fournisseurs

Comme pour les salariés, chaque fournisseurs possède une pochette suspendue à son nom .

Ils sont également triés par ordre alphabétique et les chemises à l'intérieur triés par thèmes

Les documents sont triés par ordre chronologique  ( du plus récent au plus ancien )

Document Administratifs

Ces documents sont classés par grand thèmes

Par exemple les documents bancaires.

Archivage :

On peut se dire que chaque début d'année l'assistant devra archivé certain document de l'année passé.

Les documents concernant les clients et les fournisseurs sont principalement visé par cette archivage annuel car la masse de donnée est plus important que pour les autres .

Pour cela mettre les documents de l'année sous boite d'archivage.

Ces boites seront triées de manière chronologique de la plus récente à la plus ancienne est ranger dans un rayonnage d'archives .

...