Le publipostage quelques utilisations possibles

Le publipostage quelques utilisations possibles :

[pic 1]

Les sources du publipostage et la consolidation vers un document Word

[pic 2]

La fusion vers un équipement ou logiciel de distribution

[pic 3]

Les sources de données

Word peut-être votre première source de données

On utilisera la fonction TABLEAU de Word.

[pic 4]

Il est inutile de réaliser la moindre mise en forme ; Nous n’avons besoin que des données présentes dans ce tableau. Il faut par contre bien identifier les colonnes avec des étiquettes personnalisées

Excel comme source de données

[pic 5]

Il est également inutile de formater ce document. Bien pensez à identifier l’onglet de la feuille contenant les données.

Les données peuvent également provenir d’Outlook ou d’une base Acces, mais ce ne sont pas des outils que vous utilisez. Nous passons donc.

Une dernière source peut-être un fichier texte simple.

Il faut par contre formater ce texte de façon spécifique pour le publipostage en tienne compte.

On sépare les champs par des « ; » par exemple.

[pic 6]

Puis enregistrer ce document au format .txt

Créer un document Word et le mettre en forme

Il est de loin préférable de se mettre en mode affichage marque et paragraphe pour une meilleure maitrise des champs de fusion. Et éventuellement se mettre en mode brouillon.

[pic 7]

Lorsque le document model est créé, il est possible de définir une source à partir de Word directement

[pic 8]

[pic 9]

On dispose d’un tableau où nous pouvons renseigner nos données à « publiposter »

Il faut modifier et conserver que les colonnes qui vous intéressent pour simplifier la saisie.

Sauvegarder cette source intégrée (au format .mdb). Et donc réaliser le publipostage à partir de cette source.

Pour lier le document Word à une source externe.

[pic 10]

Pour vérifier la bonne intégration de la source de données, il suffit de cliquer sur « Modifier la liste de destinataires » et là apparait vos données à « publiposter ». Il est possible à ce moment là de modifier directement vos données si besoin.

Particularité d’une source d’un fichier texte

[pic 11]

Attention au formatage.

Insérer des champs de fusion

On vérifie la liste des données importées (Modifier la liste de destinataires)

[pic 12]

On insère les champs de fusion désirés à l’endroit voulu.

Puis on fait un « Aperçu des résultats » pour vérifier nos insertions.

Gérer le publipostage

Dans « aperçu des résultats » ou « modifier la liste… » on dispose de fonctions qui permettent la recherche ou le tri des destinataires.

On peut également rajouter ou supprimer via ces modules des données complémentaires ou rajouter ces entrées complémentaires en modifiant le fichier source. Il faut penser à mettre à jour vos fichiers.

« modifier » ajoute directement la donnée dans le document source. « Ajuster » ouvre le fichier source pour modification de votre document source.

Sortir le publipostage sur imprimante

Bien utiliser le mode Aperçu des résultats avant de lancer le publipostage. La fonction recherche des erreurs permet de réaliser un publipostage virtuel dans un fichier et ainsi vérifier son bon fonctionnement.

Pour lancer la fusion on « Terminer et fusionner » on peut choisir tous ou certains enregistrements.

Le publipostage vers un email ne peut se faire qu’avec Outlook. Pour Thunderbird il y a une autre méthode. On utilise le « plugin mail merge »

Notion de filtrage avec le publipostage

[pic 13]

[pic 14]

Insérer des conditions dans la lettre type

Par exemple le choix de la civilité définit une condition.

On utilise l’onglet « Règles »

[pic 15]

On se positionne dans le texte et on choisit la règle.

[pic 16]

Il faut également penser si on doit insérer des dates dans le publipostage, penser à la date dynamique.

Créer des enveloppes dans Word

On choisit une source de données.

[pic 17]

Je choisis le type d’enveloppe.

La marque de fin de paragraphe est importante pour savoir où taper ses champs.

...