Ordre Des Experts Comptables

Guide réalisé et mis à disposition par le Comité Création

du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts Comptables

ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE :

PROCEDURES A L’USAGE DU CREATEUR D’ENTREPRISE

SOMMAIRE

I – LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE 3

II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE 3

2.1 Séparation des fonctions 3

2.2 Définition des fonctions 4

2.3 Enregistrement correct et sans délai des opérations 4

2.4 Protections matérielles et juridiques 5

III - PROCEDURES GENERALES 5

3.1 L’importance du classement 5

3.2 Traitement du courrier 6

3.2.1-Traitement du courrier reçu 6

3.2.2-Traitement du courrier départ 6

3.3 La trésorerie 7

3.3.1-Règles de base 7

3.3.2-Tenue de la caisse 7

3.3.3-Protection des disponibilités 7

3.3.4-Emission de chèques 8

3.3.5-Suivi de la trésorerie et rapprochement bancaire 8

3.4 Les achats de marchandises et de frais généraux 9

3.4.1-Commandes 9

3.4.2-Réception des marchandises 9

3.4.3-Réception des factures 9

3.4.4-Comptabilisation 10

3.4.5-Règlement 10

3.4.6-Traitement des retours de marchandises 10

3.5 Les ventes, prestations de services et les clients 11

3.5.1-Commandes 11

3.5.2-Livraisons 11

3.5.3-Facturation 11

3.5.4-Règlements et gestion des comptes clients 12

3.5.5-Avoirs clients 12

3.5.6-Comptabilisation 13

3.6 Inventaire physique 13

3.7 La gestion du personnel et des charges sociales 14

3.7.1-Règles de base 14

3.7.2-Embauche 14

3.7.3.-Etablissements des fiches de paie et charges sociales 15

3.7.4 -Gestion des congés et absences 15

3.7.5-Sanctions disciplinaires 15

3.7.6-Gestion des maladies 16

3.7.7-Registres obligatoires 16

3.7.8-Affichages obligatoires 16

3.7.9-Utilisation des véhicules 16

3.8 La fiscalité 17

3.8.1. la TVA 17

3.8.2 Exonérations 17

3.9 Le juridique 17

IV - COMPTABILITÉ INFORMATISÉE 17

V - ARCHIVAGE 18

VI – LES BONS CONSEILS DE L’EXPERT COMPTABLE 19

VII - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS 20

Avant-propos

Ce recueil des procédures est destiné aux créateurs (entreprises de moins de vingt salariés) afin de les aider dans la mise en place de l’organisation de leur entreprise. Il ne peut être exhaustif et chaque entreprise est tenue d’établir son propre manuel des procédures en fonction de son activité.

Il devra faire l’objet d’une mise à jour régulière afin de tenir compte des changements de législation et de l’évolution de l’entreprise.

La présente version a été réalisée en mars 2007 par le Comité de la Création d’Entreprise du Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables, présidé par Françoise SAVÉS, et notamment par Valérie DELANGUE et Bertrand ANGSTHELM, experts-comptables et membres du Comité.

I – LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE

Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonne organisation administrative et comptable afin de :

- ne perdre aucun document

- gagner du temps

- sauvegarder le patrimoine de l’entreprise

- suivre sereinement la gestion de son entreprise

- éviter les rappels en matière fiscale et sociale

II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE

2.1 Séparation des fonctions

La comptabilité a une dimension matérielle : elle résulte de toute une série d’enregistrements qui représentent des opérations multiples.

La fiabilité d’une comptabilité dépend du système et des procédures de contrôle interne.

Les objectifs du contrôle interne sont les suivants :

 Prévenir les erreurs et les fraudes

 Protéger l’intégrité des biens et des ressources de l’entreprise

 Gérer rationnellement les biens de l’entreprise

 Assurer un enregistrement correct en comptabilité de toutes les opérations

La réalisation de ces objectifs se fera notamment par la séparation des tâches.

Quatre fonctions peuvent être distinguées au sein d’une entreprise :

 Fonction

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