Le métier d'assistant en entreprise agroalimentaire

Remarque: la 1ère partie doit être cohérente avec les éléments déterminants du contexte décrit dans cet encadré, qui n’est pas attendu des candidats.

Entreprise leader sur le marché agroalimentaire

Innovante, ouverte aux nouvelles technologies, favorisant l’implication de chacun.

Dans le cadre d’une restructuration du groupe (regroupement de 2 entités), il devient nécessaire d’harmoniser les procédures et méthodes de travail, notamment au niveau de l’archivage.

La mission de l’assistant porte sur l’analyse de la situation existante et des disparités de fonctionnement entre les entités du groupe.

L’assistant doit rechercher des solutions permettant d’améliorer et d’harmoniser l’archivage des documents papier et numériques de l’entreprise.

I partie : diagnostic et proposition de solutions

Modalités de mise en oeuvre

- Achat de matériel dédié : le temps épargné pour les recherches peut être estimé à 80 %. On peut donc transformer le temps de recherche économisé en temps consacré à la numérisation et à d'autres tâches plus rentables pour l'entreprise. Achat matériel, logiciel et coût de maintenance à prévoir.

- Réfléchir aux supports de stockage (serveurs dédiés…) et aux stratégies de sauvegarde.

- Prévoir une formation des personnels sur le nouvel environnement informatique.

- Établir le référentiel documentaire

5. Externaliser l’archivage

Avantages

- Surfaces libérées

- Entreprise cliente déchargée des opérations d'archivage, de recherche et de destruction

- Archives sécurisées

- Réduction des dépenses liées aux locaux et aux opérations sur le fonds : La comparaison des coûts fait apparaître une économie possible d'environ 18623,95 € par an (détails des calculs ci-dessous)

o Total archives définitives du siège et des 2 unités de production (document 1- annexe 3) 15 498 + 12 820 = 28 318 euros

o Total archives définitives – coût annuel si externalisation (voir tableau 1 du corrigé) 28 318 – 9 694,05 = 18 623,95 euros

- Rationalisation et harmonisation des pratiques

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