Le cycle de ventes

1. DESCRIPTION DU CYCLE VENTES

L’entretien avec les responsables a permis de collecter les informations suivantes concernant le cycle des ventes de cette société :

Les commandes sont réceptionnées par le service commercial soit directement du client (courrier ou téléphone), soit par les représentants. Le service commercial établit un bon de commande numéroté et daté en quatre exemplaires, sur lequel sont notés tous les renseignements concernant les marchandises à livrer et les conditions de règlement.

Les quatre exemplaires du bon de commande sont ensuite transmis au service Magasin Expédition qui inscrit les marchandises à livrer sur son planning de livraison. Ce service mentionne sur les bons de commande avec un tampon la date d’expédition des marchandises.

- L’exemplaire n° 1 du bon de commande est expédié avec la marchandise

- L’exemplaire n° 2 du bon de commande est transmis au service Facturation.

- L’exemplaire n° 3 est classé chronologiquement après avoir été utilisé pour mettre à jour les fiches de stocks

- L’exemplaire n° 4 est retourné au service commercial qui l’enregistre sur le registre des commendes puis le classe dans le dossier client ou celui du représentant

Le service Facturation regroupe les bons de commande et, deux fois par semaine, établit à l’aide de la liste des prix les factures de ventes en trois exemplaires, numérotés et datés du jour de leur établissement.

- L’original de la facture est envoyé au client

- L’exemplaire n° 2 est transmis au service Comptabilité

- L’exemplaire n° 3 reste classé chronologiquement au service Facturation avec l’exemplaire du bon de commande.

Le service Comptabilité enregistre, au moyen d’un micro-ordinateur, la facture dans le journal des ventes et sur le compte individuel client. L’échéance du règlement est notée dans la partie statistique du compte. L’exemplaire de la facture est ensuite classée dans le dossier « factures ventes » dans l’ordre numérique.

Dés réception, les règlements clients sont transmis directement au service Comptabilité, qui les enregistre dans le journal de banque et sur les comptes individuels clients. Tous les deux jours, des bordereaux de remise de chèques sont établis et déposés à la banque avec les chèques.

Chaque fin de mois, le service comptabilité pointe les comptes clients ; tout client dont le règlement n’est pas intervenu à l’échéance fait l’objet d’une relance. Celle-ci est établie en double exemplaire :

- L’original est adressé au client

- Le double est classé alphabétiquement dans le dossier « relances clients » en attente du règlement.

1. Grille d’analyse faisant ressortir les fonctions assumées :

Fonctions Services assumant les fonctions

Commercial Magasins Expéditions Facturation Comptabilité

Réception des commandes X

Etablissement bon de commande X

Mise à jour planning X

Expéditions des marchandises X

Mise à jour fiche de stock X

Enregistrement des commandes X

Enregistrement des factures X

Envoi des factures X

Enregistrement comptable des factures X

Réception règlements clients X

Etablissement bordereaux remise de chèques X

Pointage compte client X

Etablissement relances X

2. Questionnaire de contrôle interne

Questions Oui ou N/A Non

Faiblesses apparentes

1. les commandes sont elles approuvées par le service Crédits avant qu’elles soient acceptées ?

2. la responsabilité des autorisations de crédits est-elle complètement séparée des autres fonctions, particulièrement de la gestion de la trésorerie, responsabilité au niveau des ventes, et fonction comptable ?

3. des bons de livraison :

- Sont-ils utilisés ?

- sont-il utilisés pour tous les éléments qui sortent de l’entrepose ?

- sont-ils prénumérotés ?

4. les bons de livraison sont-ils rapprocher des commandes du client pour contrôle des quantités et des désignations, de façon à s’assurer que tous les articles livrés sont bien ceux qui étaient l’objet de la commande ?

5. des factures :

- sont-elles préparées pour tous les ventes

- sont –elles prénumérotées ?

6. un contrôle est-il fait pour s’assurer qu’il existe des bons de livraison pour toutes les factures et inversement ?

7. les factures sont-elles rapprochées des avis d’expédition pour contrôle des quantités et désignations, afin de s’assurer que tous les articles livrés ont bien été facturées ?

8. un contrôle est-il fait pour s’assurer que toutes les factures sont enregistrées et que tous les numéros de factures font l’objet d’un suivi comptable ?

9. les factures font-elles l’objet de contrôles au niveau :

- des tirages ?

- des totalisations ?

- des conditions ?

- des prix ?

10. les livraisons partielles sont-elles sujettes aux mêmes procédures que les ventes normales, y compris l’imputation au niveau de l’inventaire des coûts des marchandises ?

11. les ventes diverses suivent-elles les mêmes procédures que les ventes normales

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