La fonction d’assistant de manager

Chapitre 1 : La fonction d’assistant de manager :

1 : Une profession en mutation :

Les activités de l’assistant de manager sont désormais très variées et utilisent les TIC (Technologies de l’information et de la communication) :

- Travail en réseau (intranet, extranet, internet).

- L’accès aux ressources en ligne.

- L’usage de la messagerie et des agendas électroniques.

- Les outils de réunion à distance et de travail collaboratif.

Ces divers outils permettent de créer des documents génériques, d’assurer la gestion de tableaux de bord et de budgets.

2 : Définition du poste de travail :

Dans une entreprise les postes sont définis en fonction des responsabilités, des missions et des performances à accomplir. Des documents types permettent de formaliser un poste et tout ce qui le caractérise.

SupportObjectifType de posteFiche de postePrésente un poste en décrivant les responsabilités et les missions, elle peut mettre en valeur les dépendances hiérarchiques et les objectifs budgétaires.Poste de direction.Fiche de fonctionDécrit les missions à accomplir et elle met en valeur les liaisons ascendantes, descendantes ou latérales.Poste d’encadrement.Fiche d’attribution Elle liste les tâches et procédures réalisées sur un poste de travail et concerne un poste opérationnel ou d’exécution.Poste opérationnel ou d’exécution.

3 : Rôle et place de l’assistant de manager :

Voir annexe.

4 : Le comportement professionnel de l’assistant de manager :

Voir annexe.

5 : La place de l’assistant dans la structure :

Pour se situer dans l’environnement de travail on utilise l’organigramme de structure hiérarchique qui permet d’établir les relations entre les services. Les traits représentes les relations hiérarchiques et la transmission des ordres, des pointillés peuvent montrer les relations fonctionnelles pour la transmission des informations.

5.1 : Les organigrammes non normalisés :

A) L’organigramme en bannière :

Ils représentent tous les acteurs d’une structure.

B) L’organigramme en replié :

Il représente de manière synthétique et concise les directions et les services pour un gain de place il se lit en colonne.

C) L’organigramme en étoile :

Cet organigramme permet de présenter la structure à des personne extérieures, il est utilisé dans un but de communication.

D) L’organigramme en arbre :

Il se lit de gauche à droite.

5.2 : Les organigrammes normalisés :

Il s’agit d’organigrammes normalisés par l’AFNOR (association française de normalisation = équivalent de la norme ISO à l’échelle française). La représentation d’un organigramme normalisé correspond à des règles très précises :

- Les personnes et leurs relations hiérarchiques.

- Les relations d’information et de coopération.

- Les fonctions et attributions de chacun.

- Le calcul de l’effectif représenté.

Ce type d’organigramme n’est plus utilisé en entreprise.

6 : La prise de parole dans la relation assistant et manager :

Les éléments qui permettent de créer un climat favorable pour l’échange sont :

- L’écoute et la reformulation

- La structure du message : elle doit être appuyée par un argument clair qui permet de donner un avis, d’expliquer, d’informer ou de faire une proposition.

- La qualité du langage : le registre de langue doit être courant voir soutenu, les phrases courtes et positives, le vocabulaire précis et professionnel.

7 : La collaboration entre l’assistant et le manager :

- Respect mutuel

- S’approprier la culture de l’entreprise tout en gardant sa propre identité.

La fonction d'assistant manager :

Rôles respectifs et attentes claires :

 disponibilité de l'assistant, préparation à la décision, sens des initiatives et efficacité.

 Montrer ses compétences et son professionnalisme si l'on veut évoluer sur des responsabilités et enrichir son poste de travail.

 8 : La délégation :

 On distingue :

 La délégation de pouvoir : acte juridique par lequel une personne donne pouvoir à une autre qui devient responsable à sa place.

 La délégation de signature : acte juridique par lequel une personne délègue à une autre la faculté de signer des documents.

 La délégation coté manager : lorsqu'il est absent ou est surchargé, le manager peut déléguer à son assistant des missions et pas seulement des tâches.

 Chapitre 2 : La fonction de manager :

1 : Le métier de manager :

Ce termes désigne une fonction dirigeante au sein d'une unité opérationnelle, ainsi le manager dirige une équipe de collaborateurs ; dans une grande structure c'est le PDG, dans une PME c'est le directeur, dans une TPE c'est le gérant.

2 : La fonction managériale :

Elle recouvre trois niveaux de décision.

 Le niveau stratégique avec le top manager.

 Le niveau intermédiaire ou tactique avec le middle manager.

 Le niveau opérationnel avec l'exécutive manager.

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