Cours OTA

CHAPITRE 2[pic 1]

Les ordres dérivés de classement découlent des ordres principaux de classement (alphabétique, numérique, idéologique).

Il existe quatre ordres dérivés de classement :

• Le classement alphanumérique ;
• Le classement chronologique ;
• Le classement géographique ;
• Le classement décimal.

1. LE CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE

1. Principe

Il consiste à classer les éléments en groupe alphabétique et à l’intérieur de chaque groupe à les classer numériquement selon l’ordre d’arrivée dans la tranche. C’est la combinaison des classements alphabétiques et numériques.

Pour réaliser ce classement, on sépare le groupe par les guides alphabétiques (guide répertoire). Sur chaque guide figure un répertoire donnant les numéros affectés à chacun des éléments du groupe (30 dossiers au maximum par groupe).

1. Avantages

• Sécurité du classement (classement sûr);
• Recherche rapide ;
• Risque d’erreur peu nombreux (limité).

1. Inconvénients

• Extensibilité très limitée ;
• Difficulté de déceler un document absent ;
• Recherche longue car les dénominations sont inscrites dans l’ordre d’arrivée (l’absence d’un élément peut être difficilement décelée suivant la nature des documents classés).

1. Utilisation : il est utilisé pour :

• Le classement des dossiers ;
• L’immatriculation des véhicules ;
• Le rangement des fiches, dossiers médicaux (NB : mais il est de moins en moins utilisé).

1. Exercice d’application

Faites le classement alphanumérique des rubriques suivantes :   (sachant que dans chaque tranche, il y’a déjà 5 dossiers classés).

• Les Etablissements AMIGO                (10-01-99)
• ABEGA et compagnie                        (05-02-99)
• Les cuves du NDE                         (01-03-00)
• La bananeraie de NJOMBE                (15-04-00)
• Bijouterie moderne                        (15-05-01)
• Salon de coiffure Amélie                (18-05-01)
• Pharmacie du centre                        (20-06-01)
• Supermarché CASH                              (02-07-01)
• Lire et écrire                                (05-09-02)
• Vivre en harmonie                        (20-09-03)
• Aux cent pas                                (10-09-03)

Travail à faire : indexer les rubriques, déterminer les tranches alphabétiques, attribuer les numéros.  

                Solution                                            

Exercice de consolidation N° 1

Pendant le cours d’Organisation de Travail Administratif, votre enseignant vous donne les rubriques suivantes :

• Société camerounaise de transport routier
• Electricité générale PALLOT ET FILS
• Magasin de vente Manu-France
• Maison DUMON et BESSON
• Syndicat national des constructeurs de maisons
• Chantier des ponts – jumeaux
• -Société métallurgique du Nord
• Entreprise d’entretien et dépannage électrique
• Laboratoire pharmaceutique du Sud-ouest
• Groupe national des recherches chimiques
• Groupe immobilier France-résidence

Travail à faire : classer ces rubriques alpha numériquement.

Exercice de consolidation N° 2

Vous êtes employés à la Société KaDèGe,  spécialisée dans la vente des équipements sportifs. Vous venez de bénéficier d’un congé annuel. De retour de ce congé, vous retrouvez les dossiers des nouveaux clients suivants. :

05/01/2009        Tout pour le sport

12/01/2009        Société sportive éducative

03/01/2009        Association de gymnastique de la retraite

10/01/2009        Club de tennis OVER

26/12/2008        Société de l’haltérophilie

22/12/2008        Site de l’Olympe

18/12/2008        A la raquette de tennis

10/01/2009        Sport de détente

26/12/2008         Ecole de natation

03/01/2008        Svelte club

05/01/2009        Equipement d’escalade

22/12/2008        La chaussure de randonnée

Travail à faire : présenter les guides répertoires du classement alphanumérique correspondant à ces nouveaux dossiers, sachant que le dernier client de chaque guide répertoire porte le numéro suivant :

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