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Plan d’action visant à améliorer notre système «  Gestion de documents Qualité »

Lors de notre dernier audit interne, une insuffisance a été soulignée au regard des exigences de la norme ISO 16949. La première concerne notre système de gestion de documents. Suite à la constatation de quelques dysfonctionnements au niveau de notre gestion documentaire, une analyse de chacun d’entre eux. Puis, une solution adaptée à chaque problème sera présentée afin que nous soyons opérationnels pour l’audit de décembre 2016.

Le premier axe que nous allons exploiter concerne le Processus de stockage :

Nous avons constaté que les documents transmis par le service qualité au service utilisateur sont parfois égarés et donc ne sont pas transmis au classeur. Il faudrait donc que le service Qualité envoie par courrier électronique les documents au service utilisateur. De ce fait, chaque service gardera une copie de ces documents dans un dossier dans son ordinateur, afin qu’aucun de ceux-ci ne soient égarés. Cette solution est valable pour les deux services et dans les deux sens, une meilleure communication entre eux est indispensable. Chaque service doit informer l’autre des modifications qu’il effectue.

De plus, il existe parfois plusieurs versions du même document ce qui peut entrainer des confusions. Il faut que chaque service vérifie dans le classeur avant de transmettre quelconque document. Lorsqu’un service envoie un document à un autre, il faut qu’il précise ce dont il s’agit afin d’être clair et d’éviter les confusions. Un seul classeur contenant les documents officiels doit être mise en place. Les autres documents circulants doivent seulement être des copies, que chaque service garde pour lui afin d’avoir des doubles à leur disposition.

Ensuite, notre entreprise fait l’objet d’un engagement environnemental qui requiert la réduction du volume des déchets et donc de papier. C’est pour cela qu’aucun document ne doit être imprimé, tout doit être conservé et envoyé électroniquement. Seuls les documents officiels finaux qui seront mis dans le classeur doivent être imprimés. Une note interne peut, en outre, être rédigée pour sensibiliser le personnel à cet engagement.

Le second axe étudié concerne le Processus de consultation :

Certains utilisateurs estiment être insuffisamment informés des évolutions des documents. Pour résoudre ce problème, il faudrait mettre en place une réunion par mois, pour recenser les documents du classeur et constaté les modifications effectuées. Le classeur version électronique pourrait être mis à disposition de chaque service et chaque utilisateur, pour que chacun puisse en prendre connaissance.

Le Processus de création pose aussi quelques dysfonctionnements :

Lors de l’ajout et/ou de la suppression d’un document dans le classeur, le sommaire ne s’actualise pas automatiquement. La mise en place d’un sommaire automatique serait indispensable afin que ce problème ne se pose plus. La vérification du bon fonctionnement ce celui-ci n’est évidemment pas négligeable ; une personne désignée pourrait en assuré le contrôle à une fréquence donnée.

Pour finir, le Processus de modification de la documentation est également à améliorer :

Les actualisations ne sont pas toujours rigoureuses compte tenu des nombreux intervenants. Le droit d’actualisation doit être accordé seulement aux personnes concernées (chef de service et assistant) pour que les documents soient opérationnels et irréprochables.

Ensuite, les demandes de modifications des documents sont parfois informelles, ce qui entraine des oublis et n’est pas très professionnel.         Chaque intervenant voulant modifier un document devrait remplir un formulaire (annexe 1) et le transmettre par mail à l’assistant qualité. De ce fait, aucun oubli ne sera possible, et la trace de cette demande sera présente.

Les responsabilités en matière de création et de modification des documents sont floues. C’est pour cela qu’un tableau de processus (annexe 2) devra être mis à disposition de tous les salariés afin que le rôle de chacun soit bien définit.

Toutes ces améliorations seront à mettre en place sans grandes difficultés, et nous permettront d’être opérationnels pour l’audit de décembre 2016. Ces solutions sont, selon moi, les plus simples à réaliser rapidement, et les plus adaptées aux dysfonctionnements constatés.

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