Les fontions d'une agente de secretariat

1. Quelle est la fonction de travail?

• Sous l’autorité du directeur général des hydrocarbures et des biocombustibles, la personne fournit le support administratif requis pour l’ensemble de la direction (services administratifs, service de la planification, service des opérations financières et service de coordination du modèle d’affaires).

2. Quel est le titre du poste occupé?

• Agente de secrétariat.

3. Quelles études acquises, quel diplôme?

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat OU secondaire V.

4. Nombre d’années d’expérience?

• 1 an d’expérience.

5. Quel type d’entreprise / quel secteur d’activités?

• Gouvernement du Québec.

6. Petite, moyenne, grande entreprise?

• Ne s’applique pas.

7. Quelles sont ses principales tâches?

Accomplir les tâches de secrétariat pouvant être requises pour le compte de la direction générale :

• Assurer l’exactitude de la langue française dans tous les documents qu’elle produit ou qu’elle est appelée à relire.

• Réviser, corriger et mettre en forme différents types de documents (lettres, présentations multimédias, rapports, notes, communiqués, comptes rendus, tableaux, etc.) préparés par les gestionnaires et le personnel de la direction.

• Rédiger la correspondance usuelle et en assurer la gestion (lettre, note, accusé-réception, procès-verbal, communiqué, etc.).

Assurer le soutien et l’organisation administrative de la direction :

• Coordonner et organiser les réunions, réserver les salles, préparer la documentation et assurer le suivi des agendas.

• Traiter et suivre les bordereaux de transmission pour la direction par le biais du système ministériel des commandes (GMC).

• Recevoir les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information et diriger les appels selon les besoins.

• Dépouiller, trier et distribuer le courrier en identifiant la priorité les documents importants.

• Réaliser, à l’occasion, différents documents de présentation.

• Effectuer toutes autres tâches connexes.

8. Quelles sont les urgences, priorités?

• Réviser, corriger et mettre en forme différents types de documents qui ont été préparés par les gestionnaires et le personnel de la direction et en assurer le suivi avec le système GMC afin d’assurer le respect des échéanciers et la qualité du français.

• Coordonner et organiser les réunions, réserver les salles, préparer la documentation et assurer le suivi des agendas.

9. Est-elle

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