Rapport activité alternance UT3 - Paul Sabatier

Rapport d’activité professionnelle n°2

Année Universitaire 2019-2020

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Sommaire

Sommaire        2

Remerciements        3

Présentation de la mission        4

Bilan général        9

Annexes        11

Résumé et mots clés        13

Résumé        13

Mots clés        13

Remerciements

Je tiens à remercier toutes les personnes ayant contribué au bon déroulement de cette année en apprentissage au Pôle Partenariat et Valorisation de l’Université Paul Sabatier ainsi que tous ceux qui m’ont aidé lors de la réalisation de ce rapport.

Tout d'abord, j'adresse mes remerciements à Madame GUITARD qui m'a aidé dans ma recherche d’organisation et m'a permis de postuler dans ce service. Son écoute et ses conseils m'ont permis de cibler mes candidatures, et de trouver ce contrat d’apprentissage qui a été en adéquation avec mes attentes.

Je tiens aussi à remercier mon maître de stage, Madame Natacha PHELIPOT, chargé du montage des projets de recherche nationaux au sein de la cellule montage du pôle partenariat et valorisation, et Monsieur Jean-Laurent BOUESSE, responsable de la cellule montage, pour leur accueil, le temps qui m’a été consacré ainsi que le partage de leur expertise et de leurs connaissances au quotidien. Leur confiance m’a permis de réaliser au mieux les missions qui m’ont été confiés. Leur aide fût précieuse pour le bon déroulement de cette année en apprentissage.

Je remercie également toute l'équipe du pôle partenariat et valorisation qui a facilité mon intégration, a été très accueillante et m’a apporté l’aide nécessaire en cas de besoin. Ils m’ont également permis de comprendre au mieux un environnement nouveau avec lequel j’ai dû me familiariser.

Enfin, je tiens à remercier Monsieur Bertrand CLAVE, mon tuteur universitaire, qui m’a accompagné et suivi tout au long de cette année.

Présentation de la mission

En premier lieu, il est essentiel de rappeler qu’il ne m’a pas été attribué une mission particulière au sein du pôle partenariat et valorisation (PPV) de la direction de soutien aux laboratoires (DSL). En effet, l’objectif premier de ma présence au sein du service était de découvrir le fonctionnement de la cellule montage des projets de recherche et venir en aide au personnel de la cellule montage en récupérant une petite partie du travail pour leur permettre d’être plus efficaces. Ainsi, j’ai pu réaliser diverses missions qui ont été très intéressantes et enrichissantes. Je vais donc développer celles qui m’ont le plus souvent été demandé de réaliser : La gestion des outils de suivis et l’analyse des budgets de certains projets de recherche.

Au cours de cette année, à la DSL, les outils de suivis ont évolué, changé et il m’a été possible de travailler avec chacun de ces outils et même d’en concevoir certains. Lorsque je suis arrivé dans le service, l’outil de suivi unique était le logiciel Excel. On y retrouvait plusieurs tableaux (beaucoup) traitant de divers éléments et de diverses étapes des projets de recherches. Il y avait un tableau principal, consultable et modifiable par l’ensemble de la DSL. Il existait aussi des tableaux annexes propres au PPV pour permettre d’alléger le tableau principal et le rendre plus lisible, compréhensible de chacun. L’objectif était aussi de limiter le temps d’utilisation du tableau principal, car celui-ci ne pouvait être modifié que par une personne à la fois. Cela a posé problème à de nombreuses reprises, d’où l’existence de tableaux annexes. Lors de mon intégration, les premières tâches que j’ai dû réaliser ont été l’appréhension de ces outils de suivi tant dans leur fonctionnement que leur hiérarchisation ou leur rapport les uns aux autres. Une fois que j’ai eu un premier aperçu de ce système, madame Natacha PHELIPOT m’a confié les premiers dossiers et les premières conventions à saisir. Cela m’a permis de réaliser une première approche pratique des outils de suivis du service. J’ai appris la nomenclature utilisé pour la numérotation des dossiers ce qui m’a été utile pour me repérer au travers de mes autres missions. Dans ces tableaux étaient saisis de nombreux éléments des dossiers comme les conventions attributives d’aides par exemple ainsi que les dossiers eux-mêmes. J’ai pu m’atteler à traiter chaque élément des dossiers dans le cadre de cette mission et ainsi comprendre la chronologie du montage d’un projet de recherche. Lorsque l’outil de suivi principal était Excel, j’ai été amené à concevoir certains de ces outils de gestion. Ils étaient ponctuels, mais cela m’a permis de comprendre le cheminement menant à la conception d’un de ces outils. Ainsi, j’ai pu réaliser un tableau de recensement des divers projets financés par l’agence nationale de la recherche (ANR) en 2019. C’est un outil assez important car il facilite la tâche de l’ensemble de la DSL. Il permet à chaque composante du service d’avoir une vision simple et globale de ces projets, sans avoir à fouiller dans toute la base de données pour espérer retrouver un contact, un nom de projet, le montant d’un budget… Il permettait d’avoir un accès rapide aux information majeures du dossier telles que le contact du responsable scientifique, le nom du projet, le montant global du budget… Cet outil a été partagé au sein du PPV ainsi qu’au pôle financier. Par la suite, en début d’année 2020, il m’a été demandé de réaliser un tableau recensant tous les projets en lien avec l’université ayant demandé un financement auprès de l’ANR. Ici, cela a été plus simple car j’avais le modèle de l’année précédente. C’est un tableau qui était mis à jour régulièrement afin de suivre l’évolution des demandes. Il a également permis de comparer les statistiques par rapport à celles des années précédentes. Pour l’essentiel, il s’agissait de connaître le nombre exact de projets et le comparer aux années précédentes, ainsi que de déterminer la proportion de dossiers acceptés en comparaison avec les années précédentes. L’utilisation de ces outils et la création de certains m’a permis de mieux appréhender leur fonctionnement mais surtout d’analyser en profondeur les dossiers et ainsi être plus rapide et efficace lorsque je recherche une information ou lorsque je dois en faire un récapitulatif.

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