FICHE DE COM E4

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2019 -

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n° : 2

Nom et prénom du candidat :

CHARIGNY Ophélie

N° d’inscription du candidat :

Langue vivante choisie lors de l’inscription  

Anglais

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

  X

Observée

Intitulé de la situation : Recueillir des consignes de travail du manager

Type de situation : Recueillir des consignes de travail du manager

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom : Servier

Adresse : 50 Rue Carnot 92884 Suresnes

Activité : Pharmaceutique

Département ou service : Secteur Chine, Europe du Nord et de l’Ouest

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

Servier est un laboratoire pharmaceutique international fondé en 1954 et présent sur plusieurs pays à l’international.

Au sein du secteur Chine, Europe du nord et de l’Ouest, le directeur s’est engagé dans un style de management délégatif, il encourage la prise d’initiative et l’autonomie en responsabilisant ses collaborateurs

Les valeurs de l’entreprise sont : Oser pour innover, Prendre soin, S’engager pour réussir, Se développer par le partage.

Contexte organisationnel :

A chaque fin d’exercice, notre secteur organise un séminaire afin d’établir le bilan annuel. Toutes nos filiales étrangères sont invitées à faire le déplacement pour l’occasion. Je suis chargé d’organiser cet évènement pour ceci je dois recueillir les consignes auprès de ma tutrice

Contexte relationnel

• Composantes de la communication

Acteurs :      

Ophelie CHARIGNY Assistante de Secteur

Dominique CHOIN Assistante de direction et administratives

Relation entre les acteurs :

Dominique Choain et moi-même entretenons une relation professionnelle et hiérarchique. C’est ma tutrice

Canal :

Communication orale

Lieu :

 Dans le bureau de Madame Choain

Temps :

Egale à 10 minutes

• Enjeux

• Mon manager fait face à un enjeu informationnel en me confiant des tâches et informations
• Je souhaite donner une bonne image et être reconnu pour mes compétences professionnel il y a donc un enjeu identitaire
• Un enjeu opératoire ; la prise de note doit être clair afin de réaliser la mission dans les meilleures conditions

• Forme de la communication :

Interne et formelle

• Techniques et outils de communication utilisés :

Prise de note, stylos

Ecoute active

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE *

Lorsque j’arrive dans le bureau de ma tutrice, nous procédons à un rituel de salutation.

Madame Choain m’accueil chaleureusement et commence à me donner des consignes explicites, elle m’indique les contraintes que je devrais prendre en compte ainsi que les ressources que j’aurais à ma disposition lors de l’organisation du séminaire.

Par une stratégie de coopération j’obtiens des précisions de mon manager en m’exprimant dans un langage soutenu afin de capter son attention, mon expression est concentrée et je fais des gestes pour accompagner mon questionnement. Je lui demande le nombre d’invité et la période souhaité en notant les informations obtenues sur un bloc note afin de ne rien oublier.

En adoptant une stratégie de coopération, je privilégie une écoute active, lorsque je ne comprenais pas certains aspects je le signalais ce qui à rendu l’échange plus vivant.

Notre échange arrive à son terme et Dominique reprend les éléments clés de l’ensemble des informations donné.

L’entretien est terminé j’opère à un rite de remerciement nous procédons à un rite de séparation 

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

Évaluation de la communication, de son efficacité professionnelle conserver ces consignes

Afin d’instaurer une ambiance détendue, j’ai dû être patiente, claire, concise et attentive aux informations qui m’étaient données.

Afin de me faire comprendre j’ai gardé une attitude active j’ai su rester neutre ce qui m’a permis d’instaurer une relation de confiance

J’ai su prendre en considération les impératifs de la situation de communication.