Audit organisationnel et institutionnel de l'observatoire urbain national.

AUDIT ORGANISATIONNEL ET INSTITUTIONNEL DE L’OBSERVATOIRE URBAIN NATIONAL  

Rapport final  

Présenté  par  

FEDOL TRIANGLE SA

SOMMAIRE  

RESUME ................................................................................................................

 NOTE 1 : CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA MISSION  D’AUDIT ORGANISATIONNEL ET INSTITUTIONNEL DE OUN

 NOTE 2 : RAPPEL DES OBJECTIFS ET RESULTATS ATTENDUS DE LA MISSION

NOTE 3 : APPROCHE METHODOLOGIQUE MISE EN ŒUVRE POUR CONDUIRE LA MISSION

 NOTE 4 : PRESENTATION ET ANALYSE DE L’ENVIRONNEMENT DE OUN

 NOTE 5 : BILAN DU DIAGNOSTIC ORGANISATIONNEL

 NOTE 6 : BILAN DU DIAGNOSTIC  ADMINISTRATIF ET INSTITUTIONNEL DE OUN

  NOTE 7 : FACTEURS DETERMINANT LA CREDIBILITE, LA VISIBILITE ET LA LISIBILITE DES ACTIONS DE OUN

 NOTE 8 : LES ACTIONS DE REVITALISATION A DEVELOPPER PAR OUN  

ANNEXES

 Annexe 1 : Tableaux des résultats des critères de performance de OUN

 Annexe 2 : Auto-perception des Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces

Annexe 3 : Chronogramme détaillé de déroulement et équipe de la mission

 Annexe 4 : Etat d’inventaire des immobilisations de OUN au 05/11/2015

SIGLES ET ABREVIATIONS

AC : Agent Comptable

CA    : Conseil d’Administration

D/OUN : Directeur de l’Observatoire Urbain National

DRFM : Direction des Ressources Financières et du Matériel

DPP : Direction de la Planification et de la Prospective

DGTCP : Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique

CNSU: Conseil National du Secteur Urbain  

CCOU: Conseil Communal de l’Observatoire Urbain

CODIR: Comité de Direction

CNSU : Conseil National du Secteur Urbain

IGM : Inspection Général du Ministère

MUHA : Ministère de l’Urbanisme, de l’Habitat et de l’Assainissement

SGM : Secrétariat Général de Ministère

SA : Secrétariat Administratif

SRH : Service des Ressources Humaines

OUL : Observatoire Urbain Locaux

PSE : Planification Suivi Evaluation

RESUME  

Depuis sa création en 2006, OUN a mené beaucoup d’actions dans le domaine du secteur urbain. Ses interventions étaient axées essentiellement sur l’obtention d’informations fiables en vue de la mise en œuvre des plans de développement des communes.

 Ainsi, à travers ces actions, OUN a pu permettre un temps soit peu de rehausser le niveau d’informations statistiques devant être mises à la disposition  des communes du Bénin.  

OUN sert de vraie courroie de transmission de l’information et d’actions réelles menées sur le terrain et ensuite relayées  au profit des communes. Ces acquis sont des références non négligeables qui peuvent être capitalisées et exploitées à des fins d’amélioration des performances de OUN dans le contexte de la revue de son statut actuel en tant que structure sous-tutelle en le dotant d’une nouvelle identité en tant qu’office.  

OUN peine à réellement exercé ses activités et devra effectivement changer de statut afin d’être plus performant.

Cela permettra de pallier aux problèmes tels que  le manques de moyens financiers et matériels, des procédures non formalisées une insuffisance dans la communication tant interne qu’externe, une faible mobilisation des ressources propres et un contrôle interne non formalisé, une organisation comptable très  peu structurée et une gestion financière inefficace ainsi qu’une insuffisance criarde d’équipements.  

Par ailleurs, il faut reconnaître qu’il existe d’autres observatoires déjà dotés de statuts particuliers et indépendants qui produisent des résultats probants chacun dans son secteur. Nous pouvons entre autre cités l’Observatoire de la Gouvernance Locale et de la Décentralisation du MDGLAAT, l’Observatoire de la Famille, de la Femme et de l’Enfant du Ministère de la Famille, l’Observatoire du Changement Social du Ministère du Développement, etc.

OUN possède à notre avis du potentiel pour être un répondant valable en matière d’informations fiables qui serviraient au développement réel des communes, à condition de revoir son identité, sa gestion,  de recruter du personnel compétent, salarié, permanent afin de rester dans la dynamique ayant motivé sa création.

          INRODUCTION

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA MISSION

1. Contexte de la mission

L’Observatoire Urbain National (OUN) a été créé par arrêté N°0017/MEHU/DC/SGM/SA du 24 Mars 2006, avec pour mission de « fournir aux pouvoirs publics ainsi qu’à toutes autres personnes physiques ou morales intéressées, les données et informations nécessaires à la connaissance et à l’analyse par ceux-ci du phénomène du secteur urbain au Bénin, en vue de la définition de politiques et de stratégies appropriées ». Mais en raison de son positionnement et de son statut actuel, OUN ne parvient pas encore à jouer son rôle de structure en amont et en aval des politiques et stratégies de développement du secteur urbain et atteindre les objectifs qui lui sont fixés.

Pour remédier à ce blocage et permettre à l’Observatoire d’assumer pleinement son rôle, les autorités ont pris l’option de lui conférer une certaine autonomie de gestion en le transformant en un Office à caractère scientifique (cf. : décret N°2014-782 du 31 décembre portant attributions, organisation et fonctionnement du Ministère de l’Urbanisme, de l’Habitat et de l’Assainissement). C’est dans ce cadre  que s’inscrit la présente consultation en vue de réaliser un audit Institutionnel et Organisationnel simplifié de OUN afin de doter cette structure de tous les instruments nécessaires pour son fonctionnement en tant qu’office.

L’absence d’une administration structurée et professionnelle digne de ce nom a par ailleurs motivé la requête de la présente mission qui cadre bien avec les attentes des responsables de OUN en vue de reconstruire les bases organisationnelles de l’observatoire.

Nous comprenons dès lors, à la lumière des discussions tenues, que les commanditaires souhaitent avoir une opinion professionnelle appuyée par des données concrètes sur la capacité institutionnelle et  organisationnelle de l’observatoire.

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