Organisation de transit et de logistique

Dans le cadre de mon projet personnel, j’ai réalisé mon deuxième stage au sein de la société OTL Mayotte (organisation de transit et de logistique), du 04 janvier au 06 février 2016.

OTL Mayotte est une entreprise de transitaire, crée en 2008, c’est donc une entité relativement jeune. Implanté à proximité de la zone portuaire, OTL Mayotte offre des services d’acheminements et  d’expéditions de marchandises.

C'est une Société à responsabilité limitée au capital social de 50 000 €.  

Elle emploie 23 salariés.

La société est composée de trois services :

•  Administrative et comptabilité
• Logistique et exploitation
• Douane

Organigramme : est présenté de façon hiérarchique.

Elle est spécialisée dans l’affrètement et l’organisation des transports maritime hebdomadaire aux Ulis, au départ du Havre et de Fos-sur-Mer et aérien hebdomadaire, au départ de Roissy CDG

Ses prestations de commissionnaire en transport sont complètes et offrent toutes les garanties d’un spécialiste de l’outre-mer : dédouanement, dégroupage, livraison, stockage, et conseils logistiques.

Ses groupages régulières sont en provenance : de France Métropolitaine, de l’île de la Réunion et de Maurice.

Au-delà, des liaisons fréquentes avec les îles Comores, l’Afrique Australe et Madagascar font d’OTL Mayotte un opérateur économique local majeur, contribuant au développement de cette zone naturellement centrée sur le nord du Canal de Mozambique.

Cette entreprise est dans un contexte concurrentiel élevé puisqu'elle compte 274 concurrents dans le département.

Facilitateur d’échanges, OTL  s’appuie aussi sur toutes les compétences du Groupe SIFA, à commencer par SIFA OVERSEAS son département international qui mobilise un vaste réseau : 12 filiales et entrepôts dans les DOM/TOM, aux USA et au Brésil, pour concevoir des approvisionnements en provenance de l’Asie ou de l’Océanie.

Solidement ancré dans son environnement, c’est ainsi qu’OTL conçoit la déclinaison mahoraise de la signature du groupe « My Logistics Partner ».

Un outil informatique perfectionné est mis en place pour le suivi des expéditions de marchandises via une connexion internet.

Je travaille au service administratif et comptabilité sous la direction de Mme Saflat AHAMADA, Responsable Administrative et comptabilité. Ma responsable m’a donc demander de me charger du suivi et de la prise en charge de formation des salariés.

Suite à ca  j’ai réalisés :

• Courrier de prise en charge         
• Demande de prise en charge         
• Questionnaire                 
• Bon de commande du billet d’avion

Pour réaliser mes taches je disposais d’un poste de travail, connectée à internet.

Dans ce service, le style de management adopte est plutôt participatif, car la responsable prend la plupart de ses décisions après avoir consulté ses collaborateurs. Elle n’hésite pas à laisser une certaine liberté pour réaliser les missions confiées.

• Rôle

Annexe 1 vous trouverez l’organigramme d’OTL  qui est composé de façon hiérarchique. Le service ou j’ai travaillé c’est le service administrative en tant qu’assistant administrative et logistique.

• Missions : Concernant mes missions : j’ai eu 2 missions principales (tout d’abord)

• La formation communication des 03, 10, 17, 24, 29 février et du 01, 02 mars 2016 pour 3 salariés. Cette formation a durée 7 semaines puisqu’elle avait lieu que tous les mercredis de chaque semaine.
• La formation marchandises dangereuses du 02 au 03 mars 2016 pour le premier salarié et du 23 au 26 février 2016 pour la deuxième salariée.

• Contraintes 

• Temporelle : je devais réaliser les courriers de prise en prise pour pouvoir les envoyer à l’organisme payeur avant que les salariés partent en formation. Et la réalisation du devis de billet d’avion pour la formation qui aura lieu à la réunion
• Budgétaire : l’organisme payeur avait fixé un budget maximum de 500 euros pour la formation qui a eu lieu à la réunion car un aller-retour Mayotte-Réunion c’est environ 1h de vol et il estimait que le billet ne doit pas dépasser 500 euros
• Relationnel : un des salariés ne voulait pas partir en formation car elle estimait avoir toute les compétences nécessaires pour réaliser des écrits professionnels.
• Matérielle : l’utilisation de divers logiciels approprier (tel que Excel, et Word)

En Annexe 2 sur WORD, j’ai conçu une liste des taches qui m’a permis d’organiser mon travail, vous pouvez constater que j’ai respecté les dates d’exécution.

• Annonce du plan : Dans un premier temps, je vais vous présenter la formation communication, dans une deuxième partie la formation marchandises dangereuses

(Donc concernant la première partie)

1. Formation communication

Dans le cadre du plan de formation de l’entreprise, la responsable administrative souhaite envoyer 3 salariés en formation de communication dans le but d’améliorer leurs écrits professionnels. De ce fait, elle m’a donc chargé d’appeler, l’organisme de formation GRETA pour connaitre leur disponibilité dans l’organisation des formations à venir.

Par la suite, le GRETA nous a envoyé la convention de formation professionnelle continue que vous trouverez en Annexe 3, (convention) qui relate = (intitulé de la formation, la nature de la formation, la durée, les dates, le lieu, et le coût, les conditions de règlement) pour que le directeur signe pour donner son accord. En Annexe 4, le devis de la formation qui relate / présente les objectifs de la formation pour que les salariées puisse savoir de quoi il retourne et la signature du directeur pour l’accord.

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