Mes missions à la Cogep

Partie 2 – La présentation des missions

Les clients dont j’ai la charge sont à 90 % des clients en agricole et 10 % de PME.

Pour les dossiers agricoles, je travaille en multi-conventions : Polyculture du pas de calais, Polyculture du nord, Polyculture de la somme, Entreprise de travaux agricoles du pas de calais, Entreprise de travaux agricoles de la somme, Polyculture du cher, Polyculture du Loiret.

Ce sont en général des NAF de culture et élevages spécialisés, c’est-à-dire qu’ils sont en général exploitants en céréales.

Pour les dossiers cotisant à l’URSSAF, mes clients sont sur les conventions :de la fromagerie, de la boucherie hippophagique, de la boulangerie artisanale, du tourisme social et familial, de l’assurance et courtage et de la publicité.

Pour chaque dossier, j’en ai la charge de A à Z c’est-à-dire la présentation et reprise de dossier client en passant par les déclarations sociales, la préparation des éléments de contrats, l’entrée et la sortie des salariés en passant bien sûr par l’établissement de la rémunération en prenant en compte les variables des éléments de paie.

2.1 La procédure de reprise de dossier

2.1.1 Le contact client et la reprise des informations

Présentation au client selon la procédure définit par la responsable, après appel du client par Mme Dethoor, responsable du pôle social qui présente le cabinet et se renseigne sur la demande et les besoins du client. Transmission à la collaboratrice des coordonnées du client. À la suite de cela, la collaboratrice appelle le client et prends les renseignements nécessaires pour la création du dossier. Après présentation de la collaboratrice, il faut récupérer les informations :

• Le numéro de Siret de l’entreprise
• La convention collective
• Le nombre de salarié de l’entreprise
• Le mode d’envoi des bulletins de salaire (courrier ou mail)
• Le mode d’envoi des charges (courrier ou mail)
• Le prélèvement des charges sociales (paiement par chèque, virement ou prélèvement)
• L’échéance des déclarations (mensuel ou trimestriel)

2.1.2 La transmission des éléments

A la suite de cet échange téléphonique, un mail ou un courrier sera envoyé au client comportant plusieurs documents nécessaires :

• Le mandat autorisant le cabinet à faire toutes les déclarations nécessaires à la gestion sociale du dossier en lieu et place du client
• La trame de pointage à remplir par le client chaque mois afin de recevoir les éléments variables de paie sous une forme compréhensible et plus facilement applicable par la collaboratrice
• Le livret social de l’employeur, document fait par l’entreprise qui reprends et actualise les points essentiels qui doivent être connus par l’employeur pour la bonne gestion de son capital humain.
• La fiche d’embauche CDD ou définitive si nouveau contrat à rédiger à renvoyer au cabinet remplie 8 jours avant la date d’embauche

 Le conseil et la disponibilité de chaque collaboratrice pour ses clients et l’atout majeur du cabinet, c’est pourquoi il est nécessaire de se présenter au client à chaque reprise de dossier afin de pouvoir échanger et de pouvoir s’adapter le mieux possible à la demande du client. Ce rôle de conseil et cette disponibilité est ce qui démarque les cabinets Cogep des concurrents pour qui le client n’est qu’un numéro de dossier.

La procédure de présentation est un point très important et absolument pas négligeable car c’est le point de départ de la relation de confiance client / collaboratrice.

Cette procédure est améliorable en continu, chaque retour ou amélioration par une ou plusieurs des collaboratrices est analysé par la responsable et intégré dans la procédure si cela s’avère judicieux.

Pour cette procédure j’ai créé une fiche de renseignements à récupérer au nouveau client avec toutes les informations à récupérer. Cette fiche d’information a été envoyée aux collaboratrices novices afin de les aider dans la procédure de reprise de client.

II – 2 Montage et paramétrage du dossier

2-2-2 Le paramétrage dans ISAPAIE

Pour préparer l’établissement de la paie, il est nécessaire de monter et paramétrer le dossier dans le logiciel ISAPAIE issu du logiciel de service ISAGRI.

ISAGRI est un ensemble de solutions informatiques faites pour répondre aux besoins techniques, économiques, administratifs des exploitations agricoles ainsi qu’à toutes les professions comptables, c’est un acteur majeur du développement de l’informatique dans le milieu agricole.

ISAPAIE est donc le logiciel de paie issu de la solution ISAGRI. Il est nécessaire, pour s’en servir de façon optimale d’être formé sur le logiciel. Une première formation en présentiel a eu lieu en octobre pour les connaissances de bases du logiciel puis chaque mois, il existe des formations en e-learning sur des points précis et il est bien sur possible d’appeler le support pour toutes questions techniques.

Tout d’abord, lors de la réception d’un nouveau client, il est nécessaire de connaitre le numéro de dossier qui sera le même pour la gestion sociale et la gestion comptable afin de faciliter la communication entre la collaboratrice gestionnaire de paie et le comptable.

Ex : 180 177 ➔ 180 numéro de cellule, ici cellule d’Hesdin puis numéro de dossier

Pour le montage, une fois le numéro de dossier créé ou récupéré, on peut créer le dossier dans ISAPAYE, il est nécessaire de rentrer les informations suivantes dans différents onglets :

L’onglet « Informations générales »

Dans cet onglet, plusieurs informations sont à intégrer. Ces informations sont obligatoires car elles seront nécessaires lors de l’envoi des déclarations telles que la déclaration sociale nominative ou une DPAE, sans ces informations les déclarations auront des anomalies bloquantes empêchant la prise en compte des déclarations. Les informations nécessaires sont donc, la raison sociale de l’entreprise, l’adresse de l’entreprise, le numéro de Siret de l’entreprise, la date de création de l’entreprise si elle est connue, le code NAF, l’activité de l’entreprise, la convention collective applicable, le type de paramétrage, le Relevé d’identité bancaire de l’entreprise si règlement des charges par prélèvement.

...