Type de réunion

Beaucoup pensent qu’une réunion commence à partir du moment où l’animateur et les participants sont assis

autour d’une table. Si, dans certains cas, cela peut s’avérer exact pour les individus qui sont invités à la réunion,

il n’en va pas de même pour l’animateur de la réunion.

En effet, celui-ci doit se poser une série de questions auxquelles il est capital d’apporter une réponse précise.

Il doit également assurer une série de tâches préalables pour que dès l’instant où il a décidé d’organiser une

réunion, il mette toutes les chances de son côté afin que celle-ci se déroule au mieux.

En d’autres termes, conduire une réunion ne s’improvise pas! Au contraire, pour être efficace et donc ré-

pondre aux objectifs qu’elle poursuit dans un cadre et une ambiance adaptés, une réunion doit être préparée

consciencieusement. Pour une réunion qui dure deux heures, il ne faudra d’ailleurs pas s’étonner qu’un animateur

novice consacre quasi le double de ce temps à la préparation.

En effet, avant de se lancer dans l’aventure, il est nécessaire d’envisager différents aspects.

1. Les conditions matérielles

Il s’agira tout d’abord pour l’animateur de rédiger et de faire parvenir une convocation aux différents participants

prévus (préalablement identifiés).

Cette convocation comprendra au moins: la date à laquelle se tiendra la réunion, sa durée (heures de début

et de fin), le lieu (avec un plan d’accès si nécessaire), l’ordre du jour complet (ou aussi complet que possible)

ainsi que les documents et le matériel dont les participants devront se munir. De même, en ce qui concerne le

matériel, le conducteur prévoira celui dont il aura besoin lors de la réunion (marqueurs, craies, transparents,

feuilles, cartons de couleur, …).

L’aménagement de l’espace est également important. Celui-ci doit également être pensé au préalable en se

posant diverses questions telles que: Le local sera-t-il chauffé et suffisamment éclairé? Qu’en est-il de l’acoustique

et du confort général des participants? CAHIER TECHNIQUE 4.3 • METHODES DE FORMATION • Les différents types et la conduite de réunions

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1. La conduite de réunions

Ajoutons que le bon déroulement d’une réunion est largement dépendant

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