Le Capitalisme

Problème

Les documents papiers sont nombreux dans l'entreprise, et touche tout ses domaines (administratif, clients, fournisseurs) De plus, la taille de l'entreprise (PME) ne permet pas d'avoir des locaux suffisamment grands pour pouvoir les stocker. Il est donc nécessaire d'avoir un espace de stockage suffisamment grand doté d'un système de filtre/tri dans le but de les retrouver plus rapidement. Quoi qu'il en soit, les documents papiers demandent du temps en recherche et de l'argent en envoie, (coût de l'envoie, achat du papier) c'est pourquoi j'ai préféré favoriser l'échange de documents numériques.

Tâches à réaliser

Pour répondre à ces problèmes, je dois réaliser un système de gestion électronique des documents dans le but de constituer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise, qu'ils soient structurés (base de données, XML, etc.) ou non afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction.

Enjeux

La Gestion Électronique des Documents (GED) permet de maîtriser les flux de documents et d'en améliorer la traçabilité. La circulation et le traitement des documents sont facilités. La GED est également une solution pour répondre aux contraintes légales liées à l'archivage et aux exigences des processus qualité. Malgré des coûts initiaux et la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures, elle peut induire des économies financières et des gains de productivité intéressants.

Moyens mis en œuvre

Pour conclure, la solution retenue (mettre en place un système de gestion électronique des documents) comporte plusieurs étapes. La première va être l'acquisition des documents, dont il existe plusieurs types ( l'acquisition par numérisation papier, par échange de documents électroniques, ou par la production de documents électroniques)

La seconde étape consiste à indexer de façon à être le plus efficace possible dans la recherche d'un document. Il existe l'indexation classificatoire qui correspond à une préoccupation de rangement de documents (par ordre alphabétique, par thèmes, par ordre chronologique par exemple), puis l'indexation par concept qui vise plus à décrire le contenu d'un document. (par mots clés par exemple)

Après les avoir classer, il est nécessaire de savoir les stocker. J'ai recensé 4 supports de stockages selon leur utilisation dans le tableau ci-dessous

Support

Destination

Avantages

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