Préparer et faciliter les réunions

Chapitre 5

Préparer et animer des réunions

Même si les aspects techniques et organisationnels sont déterminants, la contribution de l’assistant(e) de gestion dans la cohésion des groupes detravail, lors des réunions, est déterminante.

Il est souhaitable que le stage puisse donner lieu à l’observation, l’analyse, l’implication dans ce type de situation emblématique du métier.

Situationprofessionnelle : TFPP, p. 85

Réflexion, p. 85

1. Quels sont les enjeux des trois réunions prévues ?

Proposition de réponse

– Réunion 1 : résolution du problème d’absentéisme des chauffeurs sur lestrajets internationaux.

– Réunion 2 : prévention et réduction des troubles dorsaux.

– Réunion 3 : projet de dynamisation du secteur : transport de produits de boulangerie-pâtisserie.

2. Quelles sontles conditions de leur efficacité ?

Proposition de réponse

– Le thème de travail et les objectifs doivent être clairement définis.

– Les participants (internes et externes) doivent être trèsprécisément ciblés.

– Le contenu de la réunion doit être soigneusement préparé.

3. Comment choisir les participants ? Selon quels critères ?

Proposition de réponse

Mal cibler les participants (internes etexternes) revient à risquer l’échec de la réunion.

On choisit les participants selon les critères suivants :

– leur intérêt pour le sujet (ils sont concernés par l’enjeu) et leur désir des’informer ;

– leur aptitude à collaborer et à faire progresser le travail de groupe ;

– leur compétence et leur connaissance du sujet.

4. Quelles sont les étapes de la préparation ?

Proposition de réponseLa préparation se fait en deux étapes :

– détermination des points clés de la réunion ;

– préparation logistique (communication, organisation…).

Mise en œuvre, p. 86

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