Les immobilisations

NOTE DE SYNTHESE

Les immobilisations occupent une place importante dans l’entreprise. Situées dans l’actif du

bilan, elles constituent une ressource qui contribue directement ou indirectement au bénéfice

de l’entreprise. Il est donc important que ce processus d’acquisition soit sécurisé afin de ne pas commettre d’erreur d’enregistrement. Pour mieux analyser le processus, je l’ai représenté schématiquement selon la description du système d’information comptable (cf :processus schématisé)

Il est alors possible de diviser ce processus en plusieurs étapes ou établir les manquements :

La décision d’investissement

Elle est prise suite à l’expression d’un besoin par un service.

Un appel d’offre est effectué par la comptable.

La décision d’acquisition est ensuite prise lors d’une réunion des associés avec l’ensemble des éléments du dossier.

- La nécessité de l’investissement projeté pour l’entreprise

- Le choix à faire parmi les investissements (sélection des investissements);

- Les conditions de financement de l'investissement

La décision est ensuite validée définitivement par le gérant.

Des personnes différentes interviennent dans la prise de décision de l’acquisition, ce qui est un point positif mais il est probable qu’associer le chef du service demandeur à la réunion serait un plus afin d’être certain de faire l’acquisition adéquate.

La procédure d’acquisition

Elle est effectuée par la comptable Mme qui reçoit ensuite la facture directement.

Il serait peut-être intéressant que ce soit le service demandeur qui procède à l’acquisition pour une meilleure répartition des tâches et pour plus de sécurité.

La procédure d’enregistrement comptable :

C’est à ce niveau, que le contrôle interne est très insuffisant.

Actuellement, le service comptabilité n’a aucune certitude de la bonne réception de l’immobilisation avant son enregistrement comptable puisqu’elle enregistre la facture qu’il reçoit directement. Il procède à la création automatique dans le module immobilisation du PGI.

Il serait important que le Service « demandeur » s’assure de la conformité de la livraison avec la commande (quantité et qualité) et transmette alors la facture validée en niveau 1

au service comptable avant son enregistrement.

Le Service « comptable » pourrait alors rechercher les règles en vigueurs pour la catégorie d’immobilisation en vue de l’enregistrement comptable qui seraient vérifiées par le gérant avant l’enregistrement comptable pour assurer la validité des informations. Le gérant pourrait valider en même temps la facture en niveau 2.

L’enregistrement des factures en comptabilité suite à sa double validation

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