Rapport de synthèse

Préfecture départementale de la région Picardie Le 13/11/2015

Assistantes de direction en logistique A l’attention de Mme Benoit

Directrice de la logistique

RAPPORT DE SYNTHESE

Objet : exposé du problème

PJ : Annexe 1 : Diagramme d’Ishikawa

Madame,

Suite aux plaintes de certains salariés concernant le service logistique, vous m’avez demandé d’étudier le problème, ainsi j’ai constaté un disfonctionnement au niveau de l’organisation, notamment une mauvaise gestion des impressions. Voici donc le bilan de la réunion qui a eu lieu avec les assistantes de tous les services. Dans un premier nous avons analysé les causes matérielles de ce problème et dans un second temps, les causes organisationnelles.

I. LES CAUSES MATERIELLES

Tout d’abord, une cause est ce qui est relatif à une raison, à un motif. Dans le service logistique, nous avons remarqué des anomalies au niveau des matières, notamment les références commandées qui sont omises ou imprécises, aussi, les commandes internes ne sont pas correctement organisées.

Au niveau du matériel dans les services, les modèles d’imprimantes sont différents et les quantités de toner ne sont pas correctement évaluées ce qui provoque des problèmes dans les stocks. Ce problème de stock concerne aussi le papier.

Ces disfonctionnements relèvent d’une mauvaise organisation de la part du service logistique. Je vous propose de redéfinir les quantités de matériaux nécessaires aux besoins des usagers et l’organisation des documents.

II. LES CAUSES ORGANISATIONNELLES

De plus, nous avons pu mettre en évidence un manque de main d’œuvre, en effet il n’y a personne dans le service.

Les méthodes mises en place ne sont pas adéquates, tout d’abord, les délais des commandes sont décalés par rapport aux besoins et trop longs. Dans certains services, il n’y a aucun suivi de consommation et lorsqu’il y en a, on constate des ruptures d’approvisionnements. Les procédures de commande interne ne sont pas en accord avec la demande et sont méconnues des autres services.

Ces causes organisationnelles engendrent des confusions au sein des services, il serai donc préférable d’y remédier afin d’être plus efficace.

Les causes retenues sont matérielles et organisationnelles, ces dernières engendrent des disfonctionnements non négligeables c’est pourquoi je vous propose l’organisation d’une réunion supplémentaire afin de trouver les solutions associées à chacun de ces disfonctionnements.

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