Epreuve E5 : gestion de projet

BTS Support à l’action managériale - Session 2021

ÉPREUVE E5 : GESTION DE PROJET

FICHE DESCRIPTIVE DE PROJET

Nom et prénom :

CAMPOY Emma

Numéro d’inscription :

Fiche descriptive numéro :

1

Compétence(s) visée(s) :

- Formaliser le cadre du projet

- Suivre et contrôler le projet

- Évaluer le projet

Objet du projet :

Organiser une journée de rencontre entre étudiants et professionnels

Nom de l’organisation :

Let’s Digital

Dates et durée de réalisation :

 Du 13/01/2020

Projet accompagné ☐

Projet en responsabilité ☑

Descriptif du projet

J’ai réalisé durant ces deux ans de formation un projet au cours des 7 semaines au sein du service gestion projet de l’entreprise Let’s digital. Le projet a eu lieu du 13 janvier au 13 mars 2020 avant la période de crise sanitaire et de confinement due à l’épidémie de COVID-19. J’ai intégré l’entreprise suite a un recrutement lancé par let’s digital, j’avais alors envoyé un C.V. et une lettre de motivation avant d’être retenue pour passer une phase d’entretiens en français et en anglais.  

Let’s Digital est une jeune Start up française fictive basée au 65 Boulevard Yves Farge à Lyon. Elle a été créée en 2018. C’est une société de communication privée qui accompagne les entreprises dans leurs processus de digitalisation. Elle met en place des web conférences, des évènements sur les réseaux sociaux, améliore la e-réputation et digitalise les processus administratifs. Cette SARL à but sociale et lucratif dispose d’un personnel de 59 personnes d’une tranche d’âge relativement jeune (17 à 23 ans). Sa vente et production de biens et services digitaux lui a permis de réaliser un chiffre d’affaire de 2 540 000 euros en 2018. Elle dispose également de nombreuses ressources tel que des locaux comprenant un open space, des ordinateurs, des imprimantes et des logiciel divers et varié permettant à tous de travailler dans de bonnes conditions. Let’s digital est une PME ayant un champ d’action local et une répartition des pouvoir décentraliser et collaborative.

L’entreprise à trois services :

• Le service administratif
• Le service des ressources humaines et communication
• Le service de gestion de projet

Le service de gestion de projet est le service réalisant le cœur de métier de l’entreprise. En effet c’est ce service qui réalise les projets des clients et commanditaires divers. Nous sommes regroupés dans différents groupe de projet et chaque équipe est en charge d’un projet, et client diffèrent. Chaque groupe de projet a les mêmes objectifs : réaliser le projet du client selon ces attentes, ses envies, ses besoins et son délai. Tous cela en respectant une façon de procédé et un déroulement professionnel. Il est très important de réussir chaque projet et taches confiés pour assurer une pérennité et une bonne image a Let’s Digital. Mon rôle au sien de ce service a été de tout mettre en œuvre pour permettre à mon équipe de mener à bien le projet qui nous a été confié.

Notre groupe projet était une équipe entièrement féminine composée de moi-même, Priscila CASTIGLIONE, Kindra BENDIB et notre chef projet Maéline VIGNON.

Le projet auquel j’ai participé consistait à développer le réseau professionnel des élèves du lycée afin de favoriser l'obtention d'un stage en organisant une journée de rencontre entre étudiant et professionnel.

Le lundi 13 janvier le chef du service de gestion de projet nous a attitré un nouveau projet. Le lycée louise Labé souhaite organiser une rencontre avec des entreprise et des organisations du secteur local. Suite à cela nous avons organisé une réunion d’expression des besoins en vidéo-conférence avec le client via Hangoots afin d’obtenir plus de détails quant au projet de notre client. Nous avons convié le client via mail en lui fournissant la date et l’heure de la vidéo-conférence ainsi qu’un lien vers l’application permettant la vidéo conférence Hangoots. Cette réunion a eu lieu le 15 Janvier 2020. En préparation de cette réunion nous avons noté les points essentiels à aborder (le budget, le lieu ou organiser cette rencontre, la date, le délai laisser par le client, le nombre de professionnel conviés, les profils de professionnel a invité, la profession a représenter en priorité, la présence ou nom d’un buffet.). Lors de la réunion nous avons donc obtenue plus de renseignement sur le livrable à produire pour le client. Ce dernier nous a fait par du besoin qu’avait le lycée et ses élèves en matière de réseau professionnel. En effet le réseau professionnel permet aux jeunes de trouver un emploi ou un stage plus facilement et rapidement, or la construction de ce dernier est difficile pour les étudiants en filières initiales. L’objectif est donc d’organiser un évènement permettant aux élèves de construire ou solidifier leur réseau professionnel dans le but de leur facilité la recherche d’emplois ou de stage. Le client nous a donc donnée des informations quant au délais (évènement ayant lieu courant avril (date cible le jeudi 16 avril)) mais également à propos de l’évènement plus concrètement, le livrable à fournir est l’organisation d’une journée d’échange avec diffèrent professionnel du 7eme, 8eme et éventuellement du 2eme arrondissement de Lyon, l’enjeux plus large serai d’implanté le lycée louise Labé dans un environnement professionnel local, qui se déroulerait dans les locaux du lycée Louise Labé ou se trouve Let’s Digital. Ces professionnels doivent faire partit de différents secteurs correspondant aux filières de l’établissement. Et pour ce, nous avions un budget de 150 euros.

Pour répondre à cette demande l’équipe projet a fait le choix d’utiliser une méthode classique avec un diagramme de Gantt car le projet semblait assez prévisible. En termes de risque nous avons identifié un risque financier lier à un possible dépassement du budget prévisionnel et un risque concernant le délai car il est possible que nous n’arrivions pas à respecter les délais imposés par le client. Le cout du projet a été estimer a 150, budget imposé par le client. Nous avons par la suite prévu avec le client une réunion de proposition commerciale le 31 Janvier.

Une fois la réunion d’expression des besoins passée nous avons pu commencer à travailler plus précisément et a réfléchis ensemble, à propos du planning de la journée de rencontre, et nous avons prises des initiatives quant aux activités que nous pourrions proposée. Ainsi nous avons décidé de faire participer activement les élèves en réalisant un diaporama de présentation du lycée de de ses filaires avec leur participation mais également en présentant l’entreprise fictive du lycée Let’s digital. Nous avons pensé à mettre en place un speed dating entre les élèves volontaires et les professionnels, puis à organiser des activité tel qu’un quizz interactif et nous avons même créer un jeu de carte basée sur les regels du jeu des 7 familles avec les 6 formation disponible aux lycée Louise Labé. Nous avons aussi réfléchi à l’organisation de la journée en prévoyant un budget prévisionnel pour le buffet, la création des cartes de visites et du roll up. Et nous avons discuté du profil de professionnel que nous cherchions a invité. Nous nous sommes laissé le choix du lieu en prévoyant de mettre en place la journée au sein même du lycée (soit dans la cafeteria du lycée, soit dans l’amphithéâtre, soit au CDI). Enfin nous avons prévu de mettre en place un questionnaire de satisfaction en ligne destiner au professionnel, afin d’améliorer les hypothétiques prochaines rencontres professionnelles entre élèves.

Après avoir travaillé sur ces recherches nous avons mis en place un diaporama reprenant toutes nos propositions afin de facilité la visualisation de ces dernières lors de la réunion de proposition commerciale. Ainsi sur ce diaporama apparaissait un récapitulatif de la réunion précédente, ainsi que toutes nos idée et recherche (activité, lieux, budget, invités.). Suite à nos proposition le client nous a fait part de ses préférences. Il nous a notamment demander de rechercher plus de professionnel faisant partie d’entreprise privée dans les alentour qui pourrait intéresser les élèves pour leur stage. Nous avons également retenue un lieu, le cdi car aux yeux du client il s’agit du lieu le plus spacieux et lumineux, mais il est également possible de projeter le diaporama et le quizz interactif grâce au projecteur présent dans cette salle. Le client a validé toutes les activités proposées et le budget a bien été respecté.

Suite à cette réunion nous avons commencé la phase dédiée aux invitations des entreprise et à la création des activités.

Lors de ce projet j’ai été chargé de réaliser toutes les activités à proposer lors de cette journée. J’ai donc mis en place le quizz interactif via l’application Kahoot. Ce quiz est interactif grâce à un code fourni au joueur, ces derniers peuvent répondre en temps réelle aux questions à choix multiple afficher par le projecteur. J’ai donc dû trouver des questions/ réponses ainsi que des images pour rendre le quizz plus ludique. J’ai également dû m’occuper de la création du jeu de carte, j’ai repris le jeu des 7 famille en l’adaptant au 6 filières de louise Labé. J’ai créé toutes les cartes en suivant un code couleur et image pour chaque famille. J’ai réalisé le questionnaire de satisfaction via Google form dédier au professionnel ayant pris part à la journée Let’s Professional en y incluant des question ouvertes, fermé ainsi que des questions à choix multiple ou a réponse rédactionnelle. Enfin je me suis chargé de rédiger les autorisations de prise de vu pour les élèves volontaire dans le but de réaliser le diaporama de présentation de let’s digital et des filières de louise Labé. Je me suis également chargé de réaliser les visuels des cartes de visites.

Lors de notre projet notre équipe a communiqué via un groupe whatt’s app, via des conversations informelles et via mail. Pour partager tous nos travaux nous avons créé un drive collaboratif au couleur de notre projet sur Google drive.

Le projet se déroulais à merveille, mais la situation sanitaire a commencé à se dégrader, nous poussant donc à reculer l'événement devait initialement avoir lieux en avril. Puis en mars la France a connu une crise sanitaire tel, qu’un confinement strict est entré en vigueur nous forçant donc à mettre en pause l’évènement, suite au recommandation gouvernementale. Les lycées ont été fermé et les regroupements de personne furent limité, ce qui nous a contraint à annuler l’évènement.

Lors de la rentrée scolaire en septembre 2020, notre équipe projet a pris la décision de remettre à jour le projet, n’ayant pas pu avoir lieu dans les délais initiaux. De ce fait nous avons reporté la réunion et mis à jour les documents datés.

J’ai donc dû mettre à jour les autorisations de prise de vues afin de permettre à mes collègues de re récolter des volontaires pour participer au projet de diaporama de présentation des filières et de let’s digitale. Afin de fixer une mise au point sur le projet, nous avons envoyé un mail à notre client afin d’organiser une réunion de mise au point suite au covid-19 le mercredi 30 septembre 2020.

Malheureusement la France fu a nouveau confiné en octobre et les restrictions sanitaire ne nous ont pas permis de fixer une date. Depuis lors le projet est terminé, nous attendons une amélioration du contexte sanitaire pour pouvoir organiser cet évènement.

Lors de notre projet avons observé des écarts concertant le budget et le délai. En effet le budget n’a pas été respecter en raison de cout trop élevé du personnel et des visuels, et les délais n’ont pas été respecté principalement à cause du covid-19.

Malgré tous les contre temps, notre équipe projet a su tenir le coup, et est rester motivé malgré une période de crise sanitaire très compliquer. Nous avons d’ailleurs hâte de trouver une date pour organiser cet évènement qui nous tient vraiment à cœur et qui saura nous l’espérons aider les étudiants à la sortie de cette crise.

Travaux réalisés (personnel)

• Autorisation de prise de vues (via Word)
• Cartes de visites (via Vistaprint)
• Jeux de cartes (via Page)
• Quizz interactif (via Kahoot)
• Questionnaire de satisfaction (via Google form)
• Cahier des charges (via Word)
• Plan de communication (via Caneva)
• Mail (via Gmail)
• Budget (via Excel)
• Mail de contre rendu des réunions d’expressions (Gmail)
• Création du drive collaboratif (Google drive)
• COVID 19 (via Word)

1 Le descriptif doit reprendre les éléments suivants :

- le ou les objectifs, les enjeux et les risques ;

- les délais fixés, les étapes et leur planification ;

- le budget alloué ;

- l’équipe projet, les partenaires et les éléments contractuels ;

- la communication liée au projet ;

- les résultats obtenus ;

- les écarts éventuels ;

- le bilan ;

- la méthodologie et les moyens mobilisés.