Communication de projet

La communication de projet peut se définir comme un ensemble cohérent d'actions et de supports de communication. Elle permet d'atteindre les objectifs du projet et facilité la compréhension du projet par tous les acteurs.

I – LES OBJECTIFS

La communication de projet permet de préparer, d'organiser, de synthétiser et d'opérer le suivi des actions de communication d'un projet à destination des parties prenantes. Elle a pour finalité de favoriser l'implication de l'ensemble des acteurs et leur contribution à la réalisation du projet, en permettrant de diminuer, voire de lever, les résistances éventuelles. Elle accompagne le pilotage du projet, depuis la préparation du projet jusqu'à sa clôture. Chaque message et support (sur papier et virtuel) créé sera conforme à l'identité et aux valeurs de l'entité qui conduit le projet. A ce titre, la communication du projet doit intégrer les éléments de la charte graphique de la structure : logo, slogan, images, typographie, police, éléments graphiques, couleurs…

II – LES GROUPES CIBLES

Il s'agit de déterminer les personnes (les cibles) qui doivent être atteintes par les actions de communication : cibles-internes à l'organisation, par exemple les salariés, et cibles externes à l'organisation, par exemple, les clients, les fournisseurs, les partenaires. La communication de projet auprès des groupes cibles vise à atteindre quatre objectifs :

• Informer de l'existence du projet,
• Faire comprendre le projet,
• Convaincre de l'utilité du projet.

Le message à diffuser pour atteindre ces quatre objectifs sera adapté aux différentes cibles. Par exemple, pour un projet de transformation d'une bibliothèque municipale en une médiathèque à vocation régionale, les employés (groupe cible interne) devront être régulièrement informés du changement organisationnel que le projet entraîne ; il faudra recueillir leur adhésion et leur collaboration pour que le projet réussisse. Les abonnés (cible externe) devront être informés de l'existence du projet, peut-être des désagréments (fermeture momentanée des locaux), pour profiter, à l'issue du projet, de nouveaux services au-delà du prêt de livres (prêt de DVD, CD, mise à disposition de salles multimedia,…). Au-delà des abonnés, il faudra informer un plus large public susceptible d'être intéressé par le projet.

III – LES ACTIONS DE COMMUNICATION

Le type d'action de communication est choisi en fonction des cibles (internes et externes) et du message à diffuser.

Pour les cibles internes, il pourra s'agir de réunions d'information sur le projet, de séminaires de présentation du nouveau produit, de diffusion régulière de courriels pour informer sur l'avancement du projet, de diffusion d'articles dans le journal interne…

Pour les cibles externes, des campagnes d'information pourront être mises en place, dans la presse par exempàle, accompagnées d'un dossier de presse ou de communiqués de presse. La promotion du projet peut également être diffusée par voie d'affichage, par mailing (envois multiples de courriers ou de courriels), ou par diffusion numérique (site Internet, newsletter, réseaux sociaux)…

IV – LA CONCEPTION DU PLANNING DE COMMUNICATION DE PROJET

Le dispositif de communication établi dans le plan de communication peut être formalisé sur toute la durée du projet. La planification de la communication peut alors prendre la forme d'un tableau faisant le lien entre le projet et la communication.

Le planning de communication du projet permet :

• De lister les informations nécessaires à la réalisation de chaque action de communication,
• D'assurer le suivi de chaque action menée par les différents acteurs.

Le planning pourra être élaboré sur un logiciel tableur. Il comprendra les lignes et les colonnes suivantes, selon les besoins spécifiques du projet :

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